Un sistema de seguiment per a la renovació de les certificacions dels empleats és important no només per a les presentacions de renovació oportunes, que poden ser necessàries per seguir realitzant una feina específica, sinó també per prendre decisions sobre increments salarials i promocions. En la majoria dels casos, el rastreig electrònic és més eficient que fer servir un fitxer tickler o escriure dates de renovació en un calendari. Tot i que les opcions electròniques poden incloure programari de programació especialitzat, també podeu crear el vostre propi sistema mitjançant l'opció de calendari del programari de productivitat de l'oficina, com ara Microsoft Outlook o Google Calendar.
Programeu les dates com tasques
Introduïu dues dates per a cada certificació -i per a cada empleat- per assegurar-vos que la renovació passi a temps. La forma més senzilla de fer-ho és utilitzant l'opció de tasca per crear tasques per a cada data. Aquesta opció està disponible tant a Microsoft Outlook com a Google Calendar. Estableix la data de la primera tasca una setmana abans de la data de renovació real. Aquesta és la data en que l'empleat hauria de començar a treballar en la recollida de la informació de renovació i en l'emplenament de formularis. Per a la segona tasca, introduïu la data en què s'enviarà la informació. En tots dos casos, les tasques es mostraran el dia correcte del vostre calendari.
Recordeu-vos
Microsoft Outlook té una opció de recordatori que podeu establir després d'introduir la informació de la data de renovació en una tasca nova. Col·loqueu una marca de verificació al quadre de recordatoris i seleccioneu la data i l'hora que voleu que es reprodueixi el so del recordatori. Tot i que les tasques de Google Calendar no tenen un sistema de recordatoris automàtic, podeu ordenar les tasques per data i imprimir una llista de tasques diàries al menú Accions.
