Per tant, heu rebut una comanda i heu enviat al vostre client el producte o servei que heu demanat. Felicitacions A continuació, cal que el client pagui. El procés de recollida de diners comença amb una factura enviada al client que mostra l'import vençut i les condicions de pagament. La preparació d'una factura crea un compte per cobrar.Això és una cosa de valor per a la vostra empresa, amb una elevada posició en la vostra llista d'actius ja que es converteix fàcilment en efectiu.
Consells
-
En termes comptables, preparar una factura crea un compte a cobrar. Tan bon punt es paga, la factura es converteix en efectiu.
Definició de la factura de vendes
Una factura de vendes és un document comercial que es prepara sempre que necessiteu sol·licitar el pagament d'un client per béns o serveis que heu proporcionat. La factura conté detalls importants com ara el producte, la quantitat, el preu i les condicions de pagament, com ara les dades bancàries de l'empresa. Pel que fa als documents, és un dels més fàcils de crear, i també és un dels més importants. Una factura estableix l'obligació del client de pagar. En emetre una factura, està verificant el contracte que existeix entre vostè i el client i que ha completat el seu costat de la ganga. Un cop el client accepta la factura, es converteix en un deute legal que el client ha de pagar.
Quina és la diferència entre una factura i un projecte de llei?
Val la pena aclarir algunes terminologies en aquest punt perquè sovint hi ha molta confusió sobre el que és la factura i quina és la factura. Una factura sempre s'envia des del venedor al client amb l'esperança de ser pagat en un cert període de temps. Per tant, quan proporcioneu béns i serveis, sempre crearà una factura. Una factura és una cosa que el client ha de pagar. Així, la factura que heu creat, al costat del client de la tanca, és una factura. És el mateix document però amb un nom diferent, depenent de si paga o rep diners.
En termes comptables, aquesta distinció és important. Tant vostè com el client utilitzaran la mateixa factura amb finalitats de comptabilització. Però, mentre que el client utilitzarà la factura per registrar els diners que ha de sortir de l'empresa, que s'anomena compte pagadora, l'utilitzarà per registrar diners que entrarà en el negoci, que es coneix com a compte a cobrar.
Quina informació ha d'estar present en una factura de vendes?
En general, podeu dividir la factura en dues parts: la capçalera de la factura i el nucli de facturació. L'encapçalament de la factura conté:
- El nom i l'adreça del venedor.
- El nom i l'adreça del destinatari.
- La data de la factura: això és vital. El rellotge comença a fer clic al client a la data de la factura. Si teniu un límit de temps de pagament, el que hauríeu de fer, i incloent una data, assegureu-vos que tots siguin a la mateixa pàgina sobre quan es faci el pagament.
- Un número de factura exclusiu.
- Un número de PO, si feu servir un sistema de comanda de compra per controlar les vostres compres comercials.
El nucli de facturació conté:
- Una descripció detallada del servei prestat o dels productes subministrats, incloses quantitats i preus.
- Qualsevol impost sobre vendes aplicable.
- El preu total que es deu.
- Termes i condicions per al pagament. Per exemple, podeu especificar "net 30", que significa que l'import total es deu a 30 dies.
- El mètode de pagament, com ara les dades del compte bancari o el nom d'una persona en què el client pot enviar xecs.
Què és una factura de vendes en termes de comptabilitat?
Moltes empreses tenen un bon nombre de clients que no paguen immediatament. Si utilitzeu el mètode de meritació de la comptabilitat de la factura, registrarà ingressos quan l'hàgiu guanyat, no quan es trobin els diners al vostre compte bancari. Això significa que necessiteu un mètode per registrar els ingressos que tingueu dret a rebre però que encara no heu rebut. Una factura de vendes en termes comptables és un "compte a cobrar" o "A / R". Els comptes per cobrar representen tots els pagaments que es deuen a la vostra empresa que encara no han pagat els clients.
Si pensa en això, el que realment fa quan crea una factura estén el crèdit al client sense interessos durant molt de temps. Els està permetent obtenir béns o serveis abans del pagament, segons la confiança que el pagament es farà a la data de pagament. Un compte per cobrar és simplement una manera d'enregistrar aquesta confiança.
Com graveu una factura?
Els A / R són increïblement valuosos per al vostre negoci, perquè quan se'ls paga, converteixen immediatament en efectiu. Com a tal, els registrarà com a actiu al balanç de l'empresa. És habitual enumerar els actius en ordre de liquiditat, que mesura la rapidesa amb què es pot convertir en alguna cosa. Per tant, de tots els seus actius empresarials, l'efectiu és el més líquid, i actius com ara béns arrels, accions en fons de cobertura i altres inversions alternatives són el menys líquid ja que aquests elements són molt més difícils de vendre.
Els comptes a cobrar figuren com a actius corrents ja que el pagament es deu al client en un any o menys. I, perquè converteixen a diners en efectiu, el moment en què es paga la factura, els A / R estan entre els vostres actius més líquids. En general, els mostrarà en efectiu el saldo del balanç, i la xifra que introduïu és simplement l'import total de totes les vostres factures pendents.
Quina és la diferència entre els comptes a cobrar i els comptes a pagar?
El flip side dels comptes a cobrar són comptes a pagar. A / Ps es produeix quan es deuen diners als proveïdors perquè encara no ha pagat la factura. Com a entrada de comptabilitat, representa la vostra obligació de pagar un deute a curt termini. Per il·lustrar, imagineu que un proveïdor us envia un cas de widgets i, uns dies després, envia una factura per un cost de $ 500. Esteu obligat a pagar aquests diners, de manera que registreu els 500 dòlars com a càrrec a la columna de pagar els comptes i, simultàniament, acrediti 500 dòlars per les despeses de matèries primeres, que normalment apareixen com a cost de les mercaderies venudes. El vostre proveïdor espera rebre el pagament, de manera que registri la factura a la columna de comptes per cobrar.
A continuació, quan escriviu un xec per pagar la factura, ingressareu un crèdit de 500 euros a la columna de pagar els comptes i un deute de 500 dòlars al compte de xecs. Si algú mira el vostre compte de resultats, podeu veure d'un cop d'ull l'import total que l'empresa porta amb bitllets no pagats.
Què passa si un client no paga?
En un món ideal, tots els clients paguen totes les seves factures a temps, cada vegada. Al món real, els clients paguen tard i alguns no paguen res. El problema aquí és que la vostra entrada de comptes per cobrar suposa mostrar el saldo de totes les factures que es convertiran en efectiu en un futur proper. Si un client no paga els 90, els 120 o els 360 dies, o no paga, això farà que es falsee l'exactitud del vostre balanç.
La regla número u del cobrament del deute és que com més temps es deuen els pagaments, més difícil és recollir-lo. Un càlcul vital per a qualsevol negoci és esbrinar quants anys tenen les factures per un procés anomenat "envelliment". Si utilitzeu el programari de comptabilitat empresarial, les categories habituals d'aquest tipus d'informes inclouen:
- Corrent: es deu immediatament.
- De 1 a 30 dies: vençut en els pròxims 30 dies.
- De tornada de 31 a 60 dies.
- De tornada de 61 a 90 dies.
- Deixem més de 91 dies i així successivament, en increments de 30 dies.
El propòsit de l'envelliment és veure quines factures necessiten el seguiment, com trucar al client o enviar el compte a una agència de cobrament. També ofereix informació sobre si està cobrant els pagaments massa lentament i assumint massa risc de crèdit. Si els cobraments goteen massa lentament, podrien acabar amb un problema de fluxos d'efectiu important i haver de demanar diners prestat per satisfer les seves despeses diàries de funcionament.
