La importància de disposar d'un sistema de dipòsit d'oficines ben organitzat mai és més evident que quan es perd un document important. Els sistemes de presentació ineficients poden provocar un malbaratament de temps, diners i conduir a una presa de decisions deficient si el document que falta inclou una informació integral i ha de formular una decisió sense el mateix. Una manera de crear ordre des del caos és configurar un sistema de numeració d'oficines, on assigni números a registres, com ara ordres de compra, articles d'inventari i estimacions, i informació d'arxiu en ordre ascendent, o del més baix al més alt.
Articles que necessiteu
-
Sistema de numeració
-
Arxivador
-
Guies divisores d'arxius
-
Pestanyes divisores d'arxius
-
Carpetes de fitxers, colors assortits
-
Etiquetes
Configurar categories i sistema de numeració
Configurar categories de fitxers i assignar números de control. Feu una llista dels departaments individuals de la vostra organització per separat. Assigneu un número de control principal per a cada departament. Per exemple, una petita empresa pot optar per configurar categories, com ara "Financers", "Vendes", "Compres", "Recursos humans" i "Equips". Assigneu un número de control per identificar cada categoria principal, com ara 100 a Financers; 200, Vendes; 300, Compres; 400, Recursos humans; i 500, equipament.
Configurar subcategories d'arxius i assignar subcontrol números per definir i identificar cada subcategoria. Per exemple, a la categoria de vendes, podeu afegir 10 informes de vendes; 20, Estimacions de vendes; i 30, rebuts de vendes.
Configureu un sistema de numeració dins de cada subcategoria per identificar documents individuals dins de la subcategoria. Això es convertirà en el número que imprimiu en el document mateix. Per exemple, si envieu un encàrrec per als formularis de pressupost de vendes preimpresos, es mostrarà el número del primer formulari com 200-20-01 o 200 20 01, si ho prefereix. Cada document successiu augmentarà en un. Imprimirías "200-20-02" en el segon formulari d'estimació de vendes, per exemple.
Creeu un índex mestre del vostre pla de presentació. Això servirà com a taula de continguts per al vostre gabinet de presentació.
Configurar el gabinet
Establir un sistema de codificació de colors per identificar les principals i les subcategories. Per exemple, podria establir una regla que utilitzi una etiqueta de divisor de fitxers blau per identificar les categories principals. Les carpetes de fitxers acolorits podrien identificar subcategories, com en carpetes vermelles per a informes de vendes, carpetes verdes per a estimacions de vendes i carpetes grogues per a rebuts de vendes. Les etiquetes de les carpetes d'arxius identificaran els seus continguts, com etiquetes que mostren 01-100, 101-200 i així successivament.
Creeu pestanyes de divisors de categories principals i col·loqueu-les al gabinet de presentació. Etiqueteu i col·loqueu carpetes de fitxers de subcategories inicials al gabinet d'arxiu i afegiu-les si és necessari.
Arxiu documents en l'ordre numèric adequat.
Consells
-
Preneu-vos un temps per identificar les necessitats del vostre negoci i decidir sobre un sistema de numeració i categoria que tingui sentit per a la vostra empresa.
Si utilitzeu un sistema comptable informatitzat i imprimiu els vostres propis formularis, és possible que necessiteu canviar el sistema de numeració per reflectir els requisits de presentació. Per exemple, la numeració en els formularis d'Estimació de vendes podria començar a 200-20-01 i incrementar en un per cada nova estimació.
Proporcioneu una ubicació i un contenidor específics per a tots els documents que encara no s'hagin presentat, en cas que necessiteu accés a ells en el moment provisional.
La millor manera de mantenir-vos al dia amb els requisits de presentació és establir un calendari, com ara diari o setmanal.
