El comerç és el moviment de mercaderies dels productors als consumidors. La logística i les finances són dos components diferents, però igualment importants, dins d'aquest procés comercial que garanteixen un client satisfet i un fabricant rendible. La documentació per a cadascuna d'aquestes funcions compleix una necessitat específica dins de la transacció per assegurar un resultat exitós per a ambdues parts. Una factura enviada mou el producte fins a la destinació, mentre que una factura comercial permet al fabricant facturar el client pel producte.
Enviament de factures
El terme comercial d'una factura d'enviament és a compte d'embarcament. El BOL proporciona la informació necessària perquè un transportista pugui programar la recollida i lliurament de la mercaderia al seu client. La informació requerida en un BOL inclou:
- l'adreça de l'enviament (consignatari)
- nom del producte
- quantitat
- pesos bruts i nets
- informació sobre manipulació perillosa o especialitzada basada en els requisits del producte.
Si el producte es carrega en un contenidor, dipòsit o automòbil, el número d'equip també s'hauria d'indicar al BOL. El transportista haurà de signar el BOL quan la càrrega sigui recollida i el destinatari la signi una vegada que es realitzi el lliurament.
Factura comercial
Una factura comercial, o contracte de venda, és un document financer creat amb finalitats de facturació. Aquest document ha d'incloure el nom i l'adreça de la factura, així com el nom i la quantitat del producte. La diferència important entre una factura comercial i una factura d'enviament és aquesta Els preus s'han de tenir en compte a la factura comercial. La factura també ha de tenir en compte les despeses de càrrega, les despeses especials d'enviament, les despeses d'assegurança o altres elements que el client haurà de pagar. La factura comercial hauria d'incloure una adreça on s'ha de fer el pagament i una data de venciment del pagament.
Documents addicionals de venda
Una vegada que es processi una factura comercial, es publicarà al compte del client fins que es cobri el pagament, en què s'aplicarà el pagament i es tancarà la factura oberta. Si el consignatari decideix retornar el producte, a nota de crèdit es crea i es publica al compte del client. An declaració del compte també es pot crear per al client, proporcionant una llista de tots els documents de vendes oberts.
