Els recepcionistes amb èxit aconsegueixen administrar gràficament diverses tasques i ofereixen una primera impressió positiva de les seves empreses a clients, visitants i empleats potencials. Ja sigui que treballi en una petita empresa de serveis professionals o en una gran corporació multinacional, les habilitats organitzatives adequades poden ser la clau per mantenir un taulell de recepció eficaç. Les millors idees d'organització de recepcionistes simplifiquen les tasques rutinàries i fan que l'hospitalitat sigui més eficaç.
Guies de referència ràpida
Creeu guies de referència ràpides per obtenir informació de rutina, com ara números de trucades freqüents, números d'oficines i llistes d'extensions de telèfon. Lamineu aquestes guies perquè siguin fàcils de manejar i fer referència ràpida. Col·loqueu aquestes guies en un fitxer organitzat quan no estigui en ús actiu. Penseu a tenir còpies addicionals d'aquestes guies per proporcionar-les a petició. Aquestes guies us faran més eficients i us poden ajudar a accelerar tasques rutinàries com ara transferir trucades.
Cites clau
Feu una llista de visitants anticipats per al dia amb cita prèvia. Poseu el nom de la persona i qui haureu de notificar quan arribeu. Aquesta llista us permetrà personalitzar les vostres declaracions de benvinguda als visitants. Per exemple, quan arriba un hoste, podeu dir: "Benvingut, senyor Smith. La Sra. Epps està entusiasmada amb la vostra reunió". Aquest tipus de salutació fa que un convidat se senti més benvingut i pugui ajudar a millorar els resultats de la seva reunió. Aquesta benvinguda personalitzada és especialment útil per a les entrevistes dels empleats. Si un empleat potencial se sent acollit, serà més fàcil per a la seva entrevista i tindrà una visió més favorable de treballar per a l'empresa.
Break Rotation Schedule
Assegureu-vos que tingueu una còpia de seguretat adequada per cobrir les vostres obligacions quan es troba en pauses o té dies malaltes. Feu "fulls de trucs" que esbossin funcions i funcions bàsiques que es poden donar a tot el que s'està omplint. Penseu en la possibilitat de crear un calendari formal que giri els càrrecs de cobertura entre els diferents departaments de la vostra empresa. Aquest sistema de rotació us donarà més contacte amb diverses parts de l'empresa, cosa que us permetrà dirigir preguntes en el futur.
Company Scrapbooks
Creeu un bloc de notes d'empresa que ressalte novetats positives i activitats empresarials. Realitzeu aquests llibres quan tingueu temps d'inactivitat i col·loqueu-los a la zona d'espera perquè els visitants puguin revisar. Aquests llibres proporcionaran una manera constructiva perquè els visitants passin el temps mentre esperen la seva cita i us ajuden a familiaritzar-se amb la vostra empresa al mateix temps. Si manteniu els vostres clients ocupats, podreu mantenir la vostra atenció en altres tasques i trucades telefòniques, cosa que augmenta l'eficiència de l'organització.
Refrescs
Mantenir refrescos a l'abast de la vostra recepció. Instal·leu un refrigerador petit per emmagatzemar begudes fredes a l'escriptori o a la zona d'espera. Feu servir una cafetera d'una tassa a l'abast, juntament amb productes de cafè estàndard com el sucre i la crema. Col·loqueu una safata de productes al forn al vostre taulell de recepció, o un plat de dolços durs. En tenir aquests refrescos a prop, podeu acollir amb calor al client de la vostra empresa sense necessitat de sortir de la zona de recepció.
