Ja sigui que feu una comanda per a una pizza, una comanda per a alguna cosa d'un anunci de televisió, parts d'automòbils o un sistema de cinta transportadora, el procés per fer una comanda no canvia. Ser educat i reunir tota la informació necessària per fer l'ordre completa la transacció de manera professional i promou la satisfacció del client. El procés de presa de comandes pot determinar si un client fa un ordre de repetició.
Identifiqueu-vos a si mateix i al vostre lloc de negoci quan respongueu el telèfon. Per exemple, "ABC123 Company, aquest és Sally, com puc ajudar-te avui?". No mengeu ni beveu quan estigueu parlant amb claredat i lentitud perquè el client us entengui. Manteniu la veu a un nivell parell; si teniu la tendència de parlar en veu alta, frena aquesta tendència quan estigueu al telèfon i mantingueu un to amigable a la vostra veu. Utilitzeu la gramàtica correcta i eviteu l'argot.
Sol·liciteu el nom de l'interlocutor i utilitzeu-lo durant el transcurs de la conversa. No truqueu a un client pel seu nom, tret que ho indiqui; utilitza el seu títol formal. No poseu mai el client en espera o el telèfon d'altaveu, sense abans demanar-li permís i esperar la seva resposta.
Escolta atentament al client i escriu qualsevol informació pertinent. Demana-li que repeteixi si és necessari. No confieu en la vostra memòria. Mai actuï com si tingués pressa, el client més important és el que es troba actualment al telèfon. Mantingueu la vostra forma pacient i útil.
Assegureu-vos que obtingueu tota la informació necessària per fer la comanda, incloent-hi l'element exacte, les especificacions, la mida i qualsevol altra informació pertinent. És millor tenir més informació del que necessiteu per fer l'ordre correctament que massa poc. Repeteixi sempre l'ordre del client de nou per a la verificació. Assegureu-vos que està clar sobre el preu de l'article ordenat per evitar que el client rebin una sorpresa desagradable quan rep la factura.
Demaneu al client el seu número de telèfon perquè pugueu trucar-lo de tornada si teniu cap pregunta sobre l'ordre més endavant. Sempre acaba la conversa agraint al client el seu negoci. Espereu que pengeu primer el telèfon perquè no escolti el so del telèfon.
