Toca això: truqueu a un proveïdor per demanar alguns widgets i disparar-los un correu electrònic per confirmar. El problema és que us envien cinc casos en lloc de quatre i us atreuen amb una factura més gran del que esperàveu. Atès que no teniu res legal per fer que el proveïdor sigui responsable, no té gaire reconeixement. Vostè podria enutjar-se i amenaçar amb retirar el pagament, però tot podria desordenar-se i arruïnar la seva relació. Què fer? En el futur, podeu considerar implementar un sistema de comanda de compra. Les OP tenen un paper important en el control de les compres comercials, ajudant-vos a fer un seguiment de les comandes i gestionar els pagaments pel treball realitzat.
Què és una comanda de compra?
Un ordre de compra és la confirmació oficial d'un encàrrec de béns i serveis. Actua com un contracte entre una empresa i els seus proveïdors, de manera que el proveïdor sap exactament què s'ha ordenat i que el negoci sap exactament quins productes i serveis es lliuraran i en quina data. Quan un proveïdor accepta un ordre de compra, crea un contracte jurídicament vinculant entre les dues parts. Per tant, mai no quedareu enganxat amb un cas addicional de widgets que no necessiteu, i el proveïdor està protegit perquè ara té una prova legal de que els béns i serveis estaven ordenats. Si no heu creat cap ordre de compra, no hi ha cap ordre d'obligat compliment del client.
Què fan les comandes de compra?
Les comandes de compra s'assemblen molt a una factura. L'única diferència és que el comprador els crea, no el venedor. En general, un ordre de compra comprendrà la següent informació:
- Informació de l'empresa del comprador.
- Adreça d'enviament / facturació.
- Informació de l'empresa del proveïdor.
- Detalls de l'ordre - producte, quantitat, preu i data de lliurament.
- Data de comanda de compra.
- Número de telèfon.
També pot haver-hi condicions específiques sobre l'ordre, com quan s'ha de fer el pagament. Moltes empreses creen un document d'ordre de compra estandarditzat amb informació genèrica plena per garantir la coherència.
Què és un número de comanda de compra?
Si hi ha un article en l'ordre de compra que heu d'incloure, és el número de telèfon. El número de PO és un número de referència exclusiu que us permetrà combinar les entregues amb les compres quan arribin. L'ús d'ells hauria d'accelerar el vostre processament de la factura perquè podeu fer un seguiment fàcil dels pagaments realitzats en comandes específiques. També minimitza el risc de pagaments incorrectes ja que no pagarà factures que no tinguin una PO corresponent.
Aquí teniu un exemple. Suposem que necessiteu un nou conjunt de gabinets de presentació. Podeu crear un ordre de compra amb la mida, la quantitat i els requisits específics dels armaris i enviar-los al fabricant. Una vegada que el fabricant aprovi l'ordre de compra, crea un contracte legal entre les dues parts. El fabricant us enviarà els armaris i enviarà una factura per l'import total que calgui. Aquesta factura farà referència al número de PO. Així, quan rebeu la factura, podeu comprovar-la contra l'ordre de compra per assegurar-vos que coincideixin amb els dos documents. Si ho fan, segueix endavant i paga. Si no ho fan, algú ha comès un error que cal investigar.
Com integreu un sistema de comanda de compra al vostre negoci?
Si mai no ha utilitzat PO abans, se li perdonarà pensar que és tan senzill com configurar una plantilla d'ordre de compra a Microsoft Word o el programari de comptabilitat. Aquestes opcions són excel·lents per crear un document d'ordre de compra físic, però hi ha algunes coses addicionals que cal pensar abans de poder integrar un sistema de PO a la vostra empresa:
Qui fa la compra?
Un administrador d'ordre de compra primari hauria de controlar el sistema de comandes de compra. Això centralitzarà la vostra compra i us donarà un registre clar de quant diners es gasta. Tan aviat com es creï un PO, l'administrador pot factoritzar immediatament el cost en el pressupost de l'empresa. Essencialment, començaràs prenent les targetes de crèdit de la mà del personal general.
Quin és el procés per elevar una requisició?
Cada procés PO comença amb una requisició. Aquesta és una sol·licitud d'ordre de compra que els empleats fan sempre que necessiten comprar béns o serveis. Haureu de crear una plantilla de requisits estandarditzada, que tots els membres del personal hauran d'utilitzar. Moltes empreses petites permeten al seu personal que simplement envieu per correu electrònic la seva sol·licitud a un administrador, que es mantindrà en contacte amb l'administrador per assignar un pressupost, obtenir l'aprovació de la compra i elevar l'OP.
L'addició d'un sistema de requisits garanteix que el personal hagi de tenir un polze centralitzat abans de comprar, de manera que no es resguin les esquerdes. Aviat, tindreu prou dades per fer un seguiment de com els empleats utilitzen subministraments i patrons de compra, com ara, hi ha oportunitats per comprar descompte en volum per part d'un proveïdor?
Com registraràs l'OP?
Els administradors poden optar per aprovar, rebutjar o marcar una sol·licitud per a una discussió posterior. Un cop aprovada la requisició, l'administrador de PO ha d'assignar un número de PO a l'ordre: podeu utilitzar qualsevol codi alfanumèric que vulgueu i registrar-lo en un registre PO. Mantenir un registre et permet mantenir un total de compres en execució. Podeu veure l'impacte d'una requisició abans d'aprovar-lo i actualitzar el pressupost cada cop que es generi una PO. També és una part clau de les rutes d'auditoria, garantint que no hi hagi discrepàncies entre els subministraments i els pagaments.
Com gestionarà els venedors?
Per descomptat, haureu de permetre als vostres proveïdors saber que us esteu dirigint a un sistema de PO. Això és tan senzill com posar-se en contacte amb els vostres proveïdors i informar-los que enviarà un ordre de compra abans de realitzar qualsevol pagament per a mercaderies. Com us fa arribar la PO al proveïdor, la majoria de les vegades, l'administrador us enviarà un correu electrònic directament al destinatari.
Una vegada que el proveïdor rep l'ordre de compra, haurà de consultar-lo acuradament per obtenir errors abans de preparar els productes que es lliuraran. Molts venedors més grans s'utilitzen per a compres amb còpies de seguretat i tenen sistemes configurats que marcaran el vostre compte si intenteu comprar sense un PO.
Com es reconcilien els pagaments de factures amb el registre de PO?
Si manté un registre PO actualitzat, reconciliar factures o declaracions de targetes de crèdit contra l'ordre de compra no és especialment difícil o requereix molt de temps. Només busca marcar qualsevol compra que no s'hagi registrat amb una PO. A continuació, es tracta d'un cas de personal de formació per eliminar qualsevol excés de compra en el futur.
En cas d'automatitzar el procés d'ordre de compra?
En lloc de fer-ho manualment, podeu optar per invertir en un programari de compra per a propietaris de petites empreses. Aquests sistemes poden automatitzar les seves sol·licituds i aprovacions de rutina i generar automàticament PO, la qual cosa fa que tot sigui molt menys desafiant. També gestionen els vostres documents de compra des d'un lloc centralitzat, accessible des de qualsevol lloc, cosa que facilita la gestió de comandes de compra. Alguns sistemes tenen altres característiques útils, com ara un catàleg de proveïdors per fer que les sol·licituds de compra siguin més fàcils i més convenients per als vostres empleats.
Les plataformes són tan àmplies com llargues, i hi ha molts llocs de revisió en línia que us ajudaran a reduir les opcions. Com sempre, aprofiteu les demostracions i els períodes de prova gratuïts, de manera que confieu que ha pres la decisió correcta abans de comprar-la.
