Juntament amb el reclutament i la retenció, la formació és un dels tres aspectes clau de la gestió eficaç dels empleats. Abans d'asseure's per determinar quina hauria d'implicar el programa d'entrenament dels seus empleats, no obstant això, és útil executar una anàlisi SWOT dels empleats i observar els punts forts, debilitats, oportunitats i amenaces del negoci.
Primer, munti el seu equip per crear l'anàlisi DAFO. Aquest pot ser un equip de gestió creuat de diferents àrees de l'empresa, tots els quals tenen alguna participació en desenvolupar un gran programa de formació d'empleats. L'equip pot incloure empleats que han estat a través de la formació, els membres de l'equip reeixits que saben on es troben les oportunitats o els experts en formació de la companyia. O l'equip SWOT podria ser un grup més petit, potser fins i tot una sola persona, que estigui íntimament familiar tant amb els empleats com amb les necessitats de formació de l'empresa. Un equip més gran és generalment millor (sense arribar massa gran), ja que es donaran més idees a la taula.
Abans de començar, és important que cada membre de l'equip entengui què està fent i per què ho fa. Tots els membres de l'equip haurien d'estar familiaritzats no només amb el procés DAFO, sinó també amb el resultat desitjat específic del procés i la iniciativa general d'entrenament dels empleats. Doneu a tots els antecedents i comenceu.
La majoria dels grups DAFO consideren que és més senzill començar amb punts forts. Aquests són els punts forts de la vostra base d'empleats actuals, les coses que, encara que sempre es podrien millorar, els vostres empleats actualment funcionen molt bé. Si els vostres empleats són alliberats i amistosos, aquesta és una força. Si sempre envien els informes necessaris a temps, això és una força. Els punts forts són elements que probablement no necessiten ser prioritzats per a la formació en el seu nou programa de desenvolupament d'empleats, més enllà del que ja s'està fent per capacitar aquestes habilitats. Feu una llista completa dels punts forts dels vostres empleats i assegureu-vos que tots els membres de l'equip coincideixin que aquests són realment els punts forts.
Després dels punts forts, el lloc lògic per moure's és debilitats. Aquestes són les àrees amb més necessitat de millora en els seus empleats, probablement les àrees que van fer que la seva empresa decideixi examinar el procés de formació i desenvolupament dels empleats en primer lloc. Si un equip de servei al client no pot atraure cancel·lar els clients per mantenir-se amb el vostre negoci, això és una debilitat. Si un gestor d'operacions no pot llegir un informe de pèrdues i guanys, això és una debilitat. Les debilitats són elements que el vostre equip eventualment vulgui prioritzar en el procés de formació dels empleats. Una vegada més, creeu una llista completa de debilitats dels empleats, i sigui franc.
En les anàlisis DAFO, on les fortaleses i les debilitats són generalment internes, les oportunitats i les amenaces es troben mirant fora del grup. Encara que les fortaleses i les debilitats són el que heu vist en el passat i ara veieu, les oportunitats i les amenaces són el que començareu a veure ara, però veureu més en el futur. Una oportunitat per a un equip de vendes, per exemple, podria ser un nou producte, característica o punt de preu que els vencedors podran vendre (que, en aquest cas, òbviament proporcionarien una oportunitat d'entrenament als empleats). Una oportunitat per a una divisió de comptabilitat podria ser un nou programari d'impostos o una nova disponibilitat de presentació en línia, que tornaria a crear una oportunitat de formació.
Finalment, s'ha de considerar un examen real i complet de les amenaces externes per acabar el SWOT. Les amenaces són aquells programes, qualitats o esdeveniments que s'aproximen als vostres empleats que podrien obstaculitzar l'eficàcia o l'eficiència de l'empresa. Aquest nou programari fiscal que era una oportunitat per a una comptabilitat més eficient també podria ser una amenaça, per exemple; després de tot, si els comptadors no entenen bé com utilitzar-lo, podrien retardar-los. Un competidor que ofereix un nou punt de preu més baix pot crear una amenaça per als empleats de vendes, ja que podrien perdre vendes si no estan adequadament capacitats per vendre contra aquest preu més baix.
Després de que el SWOT s'hagi muntat completament i el vostre equip accepti, la part més difícil comença: realment heu d'utilitzar el document per realinear i reconstruir el vostre programa d'entrenament. El DAFO es veu molt bé en paper, però no val la pena si no s'utilitza correctament per alinear la formació dels empleats amb les necessitats més urgents de l'empresa. Els punts forts són àrees que s'han de reforçar però no ser entrenades com a prioritat, mentre que les debilitats es poden utilitzar per generar els vostres temes de formació més importants. Tot i que les fortaleses i les debilitats mostren el que fan els seus empleats i no necessiten ara, les oportunitats i les amenaces haurien d'indicar quina formació s'hauria d'implementar per mantenir el vostre negoci en un paper proactiu i no reactiu.
Avís
És molt fàcil, sobretot en la configuració del grup, de fer èmfasi en les fortaleses i subratllar les debilitats. La importància de la discussió franca, d'una avaluació realista dels trets i actituds dels empleats, no pot ser suficientment estressada.
