La segregació de deures en efectiu és una tàctica per reduir el risc de pèrdua de diners accidental i intencional per part dels empleats. La persona amb més probabilitats de robar diners en efectiu d'una empresa és un empleat a llarg termini en un entorn de treball que no té segregació de deures. La segregació dels deures en efectiu és més freqüent en les grans corporacions, però les petites empreses també poden beneficiar-se de la segregació mínima dels deures o tenir un gerent de supervisar i revisar els drets d'efectiu. La segregació adequada dels deures en un negoci en efectiu requereix autorització, custòdia, enregistrament i reconciliació.
Autorització
L'autorització és el primer pas de la cadena de custòdia. Només una persona està autoritzada per realitzar un deure. Per exemple, una persona pot rebre correus i xecs, però no ha de retenir els controls a la seva custòdia, registrar-los o reconciliar el llibre principal en què es van registrar els xecs. A més, pot autoritzar o preparar dipòsits, però no pot anar al banc per dipositar els diners. De vegades, en un negoci més petit, la persona que autoritza un xec pot reconciliar-la només si un altre empleat o gerent ha dipositat i registrat.
Custòdia
La durada de la custòdia depèn del deure. Per exemple, un caixer que maneja diners per un torn de vuit hores a la majoria dels casos no hauria de reconciliar el seu propi calaix d'efectiu. Seria acceptable que ella compti i registri els seus totals totals, però un superior ha de conciliar els totals per verificar l'efectiu dels rebuts. Això garanteix que es comptabilitzen tots els diners i que no falten.
Enregistrament
La gravació és el deure en efectiu que requereix que un gerent o empleat registri físicament o electrònicament un total en efectiu en els llibres de comptabilitat de la companyia. Aquest impost en efectiu garanteix un rastre en paper que segueix els diners. En el nostre exemple anterior, el gerent que reconcilia el calaix d'efectiu hauria d'obtenir un altre administrador per registrar els diners en efectiu per dipòsit o diners en efectiu. Quan hi ha més gent que maneja diners en efectiu, és fonamental separar els deures en tota la cadena de custòdia.
Reconciliació
La reconciliació és el pas final en la segregació dels drets d'efectiu i la cadena de custòdia. Garanteix que tots els que manejen els diners representen els efectius, xecs o dipòsits correctament. Quan un gerent o empleat reconcilia els totals d'efectiu per al dia o la setmana, ofereix una oportunitat perquè l'empresa pugui captar errors de comptabilitat o descobrir possibles robatoris interns. El negoci sempre hauria de reconciliar una persona diferent de la que va rebre, manejava o va registrar els diners.
