Els controls interns proporcionen un sistema de xecs i equilibris que funcionen per prevenir errors d'entrada de dades intencionals o no intencionats, fraus i robatori. Un sistema de control intern fort ha d'assegurar que cap empleat o grup d'empleats mantingui massa control o influència sobre els fluxos d'efectiu, les dades financeres, l'inventari i altres actius empresarials. Segregar funcions tant com sigui possible és una de les millors maneres de protegir el vostre negoci.
Separar els deures incompatibles
La segregació completa dels deures separa funcions incompatibles: tasques o activitats que ofereixen una oportunitat per a un o més empleats que cometin o ocultin errors, fraus o robatoris. L'Institut d'Auditors Interns identifica la custòdia d'actius, autoritzacions i aprovacions, i registra i informa com a tres categories clau de funcions incompatibles. Segons l'IIA, les responsabilitats del flux de treball han d'impedir que qualsevol persona tingui accés i responsabilitat per comptabilitzar els actius financers i físics.
Evitar el robatori i el frau
La nòmina i la compra són dues àrees que requereixen la segregació dels deures. En el departament de nòmines, eviteu que els empleats fantasmes -algunos registrats al sistema de nòmines, però que no funcionin per a vostè-, assegurant-se que la persona responsable de recollir i mantenir la informació personal i financera dels empleats tampoc no processa la nòmina. Guarda contra les compres no autoritzades o el favoritisme del venedor separant les tasques d'entrada i autorització de comandes.
Redueix els errors
La segregació de funcions pot ajudar a reduir els errors involuntaris que afecten la seva línia de fons. Nomenar un líder o supervisor d'equip per revisar i comparar transaccions a la documentació de suport, com ara comparar les targetes de temps de l'empleat amb un informe de nòmina, és un exemple comú. Igual que l'entrada i autorització de comandes garanteix funcions contra els casos de robatori i frau, separant aquests deures i exigint que la persona amb responsabilitats d'autorització comprovi els totals, també pot reduir els errors d'entrada de dades.
Consideracions sobre petites empreses
Les petites empreses amb pocs empleats o amb un pressupost ajustat no sempre poden aconseguir una segregació completa. En aquest cas, els controls de mitigació són essencials. Encara que els controls de compensació siguin "detectius" en comptes de preventius, encara poden proporcionar una garantia raonable que el departament compleixi els objectius de mitigació del risc. Per exemple, revisar informes diaris i setmanals, realitzar funcions periòdiques rotatives, realitzar comprovacions puntuals no anunciades de transaccions financeres o un recompte d'inventari físic anunciat i programar auditories internes bimensuals són controls de detectius bons.
