La creació d'un full de seguiment per registrar l'estalvi de costos i l'evitació de costos permet que la vostra empresa informe amb precisió estalvis "durs" i "suaus". Els estalvis durs es mostren com un cost menor en comparació amb un any anterior. Els estalvis suaus són menys tangibles i poden incloure la negociació d'un menor augment del cost d'un proveïdor o una formació "gratuïta" que ve amb un augment de la taxa. El desenvolupament d'un full de càlcul per fer un seguiment de l'estalvi és fonamental per proporcionar incentius als responsables de les compres.
Articles que necessiteu
-
Programa de full de càlcul
-
Despeses d'explotació anteriors
-
Contractes
Despeses operatives del grup en categories lògiques. Les categories poden ser per tipus, com agrupar totes les utilitats junts. Si diversos empleats són responsables de la compra, les despeses del grup per part de la persona responsable.
Escriviu l'encapçalament "Despeses" a la primera cel·la del full de càlcul. A sota, introduïu el nom d'una categoria i, a continuació, indiqueu els noms de les despeses a les cel·les següents. Repetiu per a cada categoria.
A la columna següent, escriviu l'encapçalament de columna "Actuals" i l'any. A sota, introduïu els dòlars gastats a la cel·la a la dreta de cada nom de despeses. Etiqueteu la columna següent "Ajustos" i introduïu tots els increments o disminucions contractuals a la mateixa fila de despeses a què s'aplica. Etiqueteu la columna següent "Benchmark" i introduïu una fórmula per multiplicar els imports reals per un més l'ajust: (Actual * (1 + Ajust)).
Identifiqui la quantitat d'articles produïts l'any passat i la producció prevista per a l'any vinent. A la part superior de la següent fila, introduïu "Per unitat". Per a totes les despeses aplicables, com ara material i mà d'obra, introduïu una fórmula per ajustar el valor de referència a les noves quantitats: (Benchmark / Quantitat l'any passat * Quantitat aquest any).
Escriviu "Actuals" i l'any en curs a la fila superior de la columna següent i deixeu-ho en blanc fins que es coneguin quantitats de despeses reals. Títol de la columna següent "Diferència". Per a cada despesa, introduïu una fórmula restant les despeses reals d'aquest any del número de la columna de referència.
Després de cada categoria, inseriu dues línies en blanc. A la primera línia, escriviu "Subtotal". A la cel·la al costat d'ella, escriviu una fórmula per afegir totes les despeses d'aquesta categoria i copieu-la a totes les columnes del full de càlcul. Després de l'última categoria, escriviu "Total" a la primera columna i a la cel·la al costat d'ella, introduïu una fórmula per afegir tots els subtotals de la categoria junts. Copieu-ho a totes les columnes del full de càlcul.
Introduïu les despeses a mesura que es signin nous contractes o es rebin factures reals. Inseriu files addicionals per a qualsevol despesa nova o estalvi d'estalvi d'estalvi de registre.
Consells
-
Milloreu la propietat del cost total, decidint per endavant com es recompensaran els estalvis. Les decisions clau són si els empleats seran recompensats amb estalvis net per totes les despeses i manejant estalvis intangibles que afecten una altra categoria. La columna d'ajust també es pot utilitzar per establir objectius. Posar el percentatge d'estalvi desitjat per a cada categoria crearà objectius de referència per a cada despesa. Assegureu-vos d'incloure millores de procés que generen baixes despeses de funcionament o una reducció de l'horari laboral.
