La tecnologia informàtica ens està portant a una època d'emmagatzematge electrònic. Les empreses de tot tipus tendeixen a la direcció de l'oficina sense papers en un esforç per reduir costos i augmentar l'eficiència. Malgrat aquest èmfasi creixent en les dades computacionals, bona part del negoci realitzat encara es basa en l'emmagatzematge de documents en paper dur. La decisió d'utilitzar fitxers laterals o verticals en un entorn d'oficina depèn de diversos factors.
Registre històric de registres
Al llarg dels anys, la necessitat de mantenir registres ha augmentat amb el creixement demogràfic i el naixement de nous negocis. Les professions com la llei i la medicina requereixen registres escrits complets i precisos de les relacions amb els clients. Els fabricants i minoristes confien en fitxers de clients per vendes directes i compres de registres. En el passat, la necessitat d'emmagatzematge de documents ha creat nínxols de la indústria per a empreses que s'esforcen per satisfer una gran varietat de necessitats de registre. L'emmagatzematge de documents en el lloc de treball ha evolucionat des de papers amuntegats en prestatgeries i forats de cubs fins a sistemes de presentació ben pensats de molts fabricants.
Sistemes de presentació verticals
Els armaris verticals són els antics dels armaris de fitxers principals d'ús popular. Es poden construir de fusta o metall i estan disponibles amb dos, quatre o cinc calaixos. Els fitxers de dos calaixos es fabriquen per adaptar-se a les altures estàndard de l'escriptori com a compatibilitat laboral. Cinc fitxers verticals de calaix normalment són de 60 polzades d'alçada i no s'utilitzen habitualment a les oficines de treball ja que els calaixos superiors són massa elevats per facilitar l'accés. S'utilitzen en àrees d'emmagatzematge massiu on l'espai és de prima. Els fitxers verticals es subministren en dos mides bàsics del calaix per donar cabuda als documents estàndard de lletra i mida legal.
Sistemes de presentació laterals
Els fitxers laterals ofereixen avantatges diferents sobre els fitxers verticals. Poden acomodar documents de mida lletra i legal. Els fitxers laterals solen proporcionar un terç més de la sala de presentació que els calaixos de fitxers verticals. Com que estan disponibles a altures de taula, serveixen el doble propòsit d'arxiu i credenza. Tots dos calaixos es poden accedir fàcilment mentre està assegut. Quan l'estació de treball requereix la disponibilitat i la disponibilitat repetida de determinats fitxers, l'arxiu lateral és una solució de presentació ideal. Només per aquesta funció són el sistema de presentació preferit per a executius i professionals.
Consells de presentació
Al triar els gabinets d'arxius per a la vostra empresa, cal tenir en compte la forma en què els fitxers s'utilitzaran i per quin personal. Els representants de vendes interns o persones de suport tècnic que necessiten un accés ràpid als documents seran millor ateses amb els sistemes de presentació laterals. El millor és consultar amb els professionals de la presentació abans de realitzar un compromís amb presentació lateral o vertical. Els grans proveïdors d'equips d'oficina disposen de personal capacitat per recomanar el tipus de presentació més eficient per a una determinada empresa comercial. Ofereixen esquemes de planificació i maquetació com a part del procés de venda.
Opcions a considerar
Consulteu amb diverses empreses de subministrament d'oficines quan considereu els sistemes de fitxers per assegurar-vos que obtingueu el màxim rendiment dels vostres diners. Penseu en la possibilitat d'estalvis possibles mitjançant la compra d'articles usats dels distribuïdors o en les subhastes. Si les finances són ajustades, consulteu l'opció d'arrendar l'equip de registre requerit.
