Independentment de la indústria en què estigui o del tipus de feina que feu, és inevitable que, en algun moment, hagi de participar en una reunió de negocis. Alguns llocs de treball, especialment els que estan a les oficines, tenen diverses reunions al dia, mentre que d'altres només poden tenir-les una vegada cada dues setmanes. Independentment, és important tenir en compte quins tipus de temes es discuteixen a les reunions al vostre lloc de treball, com s'ha de dur a terme una reunió eficaç i quines normes de reglament s'han de seguir durant una reunió. Si sou l'encarregat d'organitzar una reunió, és possible que hàgiu de fer-vos un trencaclosques dels assistents o prendre notes o minuts a la reunió.
Què és una reunió empresarial?
En essència, una reunió de negocis és una reunió de dues o més persones per discutir idees, objectius i objectius que afecten el lloc de treball. Les reunions empresarials es poden realitzar en persona en una oficina o en una ubicació diferent, o fins i tot per telèfon i per videoconferència. Les reunions tenen lloc amb empleats, directius, executius, clients, clients potencials, proveïdors i socis, i qualsevol altra persona relacionada amb l'organització. En la majoria dels casos, una reunió ha de tenir lloc quan el problema en qüestió és una cosa que no es pot comunicar adequadament per telèfon o per correu electrònic, i requereix d'interacció cara a cara amb una o més persones.
El propòsit d'una reunió comercial sol ser prendre decisions importants sobre l'organització. Ja sigui que decideixi sobre un tema departamental, com ara com augmentar el pressupost de màrqueting o una qüestió organitzativa més gran, com la quantitat de persones que es desprenen durant un temps de transició, una reunió ajuda a transmetre idees amb claredat. Quan es parla en persona amb grups d'interès importants, és més fàcil obtenir informació important de manera eficaç per arribar a la decisió en qüestió.
Un altre objectiu comú per a reunions inclou fer publicacions importants. Es tracta de canvis organitzatius, plans operatius o un canvi en la direcció de l'empresa. Sovint, es realitzen reunions quan els executius sèniors s'uneixen o surten de l'equip o quan l'empresa celebra una fita o èxit important. Aquest tipus de reunions poden treballar per augmentar el compromís dels empleats i l'harmonia organitzativa.
Les reunions empresarials també ajuden a resoldre conflictes i resoldre problemes complexos. El conflicte pot ser una ocurrència freqüent en el lloc de treball, amb moltes personalitats diferents treballant junts en un equip. Tot i que alguns conflictes són saludables i poden fomentar el creixement, també pot ser indesitjable i requereixen una resolució ràpida. La celebració d'una reunió pot ajudar a les parts en desacord a arribar a una comprensió. Els problemes més grans que afecten a diversos grups d'interès tenen més possibilitats de resoldre's en una reunió de negocis quan les persones importants en qüestió estan en un sol lloc i treballen per aconseguir el mateix objectiu.
La revisió del progrés de l'empresa o projecte també és un objectiu comú de les reunions empresarials. Aquí, l'organització fa un seguiment de la manera en què l'equip està fent en un projecte concret o com l'empresa es troba en el seu conjunt contra els objectius d'ingressos previstos. Al tenir freqüents reunions de facturació de progrés, les organitzacions asseguren que totes les parts rellevants coneguin l'estat de resultats importants.
Com executar reunions empresarials eficaces
Tot i que les reunions empresarials ajuden a les organitzacions a prendre decisions i resoldre problemes complexos, de vegades poden ser un ús ineficient del temps si no s'executa correctament. Quan la gent acudeix a reunions sense preparació, no presteu atenció ni seguiu els elements d'acció, es pot veure com una pèrdua de temps. Per garantir que el temps s'utilitza eficaçment, tant l'organitzador com els participants de les reunions empresarials han de participar activament. Si organitzeu la reunió, prepareu un programa de reunions, tot indicant exactament el que serà cobert. Si hi ha articles que els assistents han de preparar, assegureu-vos de donar-los el temps suficient per fer-ho. Algunes reunions es duen a terme de manera rutinària, com a punts tàctils de l'equip setmanal. Per a aquest tipus de reunions, creeu una plantilla per a l'agenda i ompliu articles únics cada setmana.
Reviseu atentament la llista d'assistents i invite només a les parts interessades clau a la reunió. Si algú que necessita estar a la reunió no pot assistir, és possible que hàgiu de tornar a programar per allotjar-los. En cas contrari, executar una reunió amb un actor involuntari que sigui necessari per a la presa de decisions pot resultar ineficaç.
El temps és valuós, i és important respectar que les persones que assisteixen a la vostra reunió prenen el temps necessari per fer-ho. Com a resultat, és vital assegurar que la reunió comenci i finalitzi a temps. Al preparar l'ordre del dia, decidiu quant de temps haurà de gastar en cada element i executar la reunió per hora. Si creieu que la reunió està fora de camí, reineu-la demanant-li que s'adhereixi als temes de l'agenda. Si sorgeixen altres assumptes importants, feu-los servir per a més discussions en un altre moment.
Per assegurar-vos que no s'hagin perdut elements importants que s'hagin presentat a la vostra reunió, tome notes, també anomenades minuts. Podeu escriure-les o escriure-les durant la reunió o assignar-ne una altra persona a la reunió per fer-ne les notes. D'aquesta manera podreu concentrar-vos en la discussió. Després de la reunió, assegureu-vos de revisar les notes, afegiu-ne els elements que falten i envieu-los a les parts interessades importants. Tenir un registre escrit del que es va discutir a la reunió pot ser útil si es presenten problemes en el futur.
Una vegada finalitzada la reunió de negocis, assegureu-vos de fer un seguiment dels elements d'acció que s'hagin decidit. És possible que hàgiu d'enviar recordatoris als vostres col·legues o bé tocar-los amb ells per assegurar-vos que han completat les tasques.Si hi ha problemes pendents que no s'hagin acabat abans del termini, és possible que hagueu de tenir una discussió addicional amb aquesta persona.
Trobades de negocis Trobadors de gel
Algunes reunions de negocis, especialment aquelles on els assistents no es coneixen molt bé, requereixen trencaclosques de gel. Les preguntes divertides o les activitats curtes de creació d'equips poden ajudar a alleujar les tensions i posar a tothom en un camp de joc igual. Una de les maneres més fàcils de trencar el gel en una reunió és fer una pregunta que reveli un problema únic o interessant sobre cada persona. Les respostes a aquest tipus de preguntes ajuden a les persones a relacionar-se entre elles. Alguns exemples inclouen:
- Si fos un animal, quin seria i per què?
- On és el lloc més interessant que has estat?
- Si poguessis conèixer alguna figura històrica, qui seria i per què?
Les preguntes sobre el rompehielos no han de tractar el tema de la reunió. Estan dissenyats per fer que la gent parli i escolti l'un a l'altre. Un altre gran trobada de trencaclosques de gel comporta que cada assistent contingui dues veritats i una mentida, i la resta dels assistents han d'endevinar quina és la mentida. Aquesta és una bona manera de conèixer la gent de la reunió. Els rompehielos també poden participar en activitats de grup. Per exemple, pregunteu a la gent de la reunió que trobeu a algú a la reunió que tingui alguna cosa concreta en comú amb ells, com ara una mascota o una marca de cotxe. Això obliga a la gent a deixar els seus seients i parlar amb altres persones amb qui generalment no parlaran.
Algunes activitats de trencaclosques implicen una mica de preparació en la part de l'organitzador de la reunió. Una activitat inclou escriure el nom de les celebritats en trossos petits i enganxar un nom al revers de cada assistent. En aquest joc, cada assistent ha de preguntar si o no preguntes sobre la persona amb el nom que té a l'esquena, tractant d'endevinar qui és.
Etiqueta de reunions empresarials
Tot i que la cultura de la vostra organització us informarà de com s'hauria de comportar en reunions de negocis, hi ha alguns aspectes de la reunió d'etiquetes que són universals. Una de les millors maneres d'assistir a una reunió és preparar-se. Això vol dir saber què hi ha a l'agenda i fer la preparació o la investigació per anar acompanyat dels articles que vostè és responsable. Per exemple, si un tema del programa consisteix a parlar d'un pla de màrqueting en el qual esteu treballant, és important anar a la reunió amb les notes del pla a la mà, preparades per discutir-les en detall. També és important arribar a temps.
Centrar-se en la reunió en comptes del telèfon intel·ligent o portàtil és una altra manera de demostrar la vostra professionalitat, així que apagueu el telèfon i tanqueu el portàtil durant la reunió. Si necessiteu accedir a tots els fitxers del vostre ordinador portàtil per a la reunió, assegureu-vos d'apagar el vostre correu electrònic perquè no us distreguin els missatges entrants. Recordeu que la reunió requereix la vostra atenció i dividir-la entre el telèfon o el portàtil no produirà una discussió eficaç.
Ser un bon oient i un participant actiu són aspectes centrals de l'assistència a una reunió de negocis. Assegureu-vos de seguir juntament amb el que diuen les persones, fer preguntes quan no estigueu segur d'alguna cosa i proporcionar respostes o informació sobre els elements que us són responsables. El vostre llenguatge corporal també forma part de ser un participant actiu; això vol dir que seure alt, en comptes d'inclinar-se a la cadira i posar-se en contacte amb les persones a les quals parleu.
Depenent del tipus de reunió que assistiu, podeu enviar una nota d'agraïment a l'organitzador de la reunió o a les persones amb què es va reunir. Això pot ser adequat si es reuneix amb un client o prospecte important. Podeu donar-los les gràcies pel seu temps i reiterar algunes coses importants que vau parlar a la reunió per mostrar el vostre entusiasme.
Plantilla de minuts de reunió de negocis
Quan teniu la tasca d'enregistrar els minuts d'una reunió, pot semblar un treball estressant. Alguns consells poden ajudar-vos a tenir en compte tots els punts importants d'una reunió sense perdre res. És important entendre el propòsit dels minuts. Les notes que es prenen durant una reunió estan destinades a ser un registre escrit del que va tenir lloc allà. Aquestes notes poden ser útils perquè els assistents recordin el que es va dir o que podrien proporcionar un desglossament de la reunió per aquells que no van poder assistir. Com a resultat, és important eliminar tots els temes clau que es van debatre durant la reunió, incloses les decisions preses, les tasques o els propers passos planificats i les resolucions aconseguides.
Abans d'assistir a una reunió, escriviu una plantilla simple que podeu omplir mentre preneu notes. Obteniu una còpia de l'ordre del dia de la reunió i utilitzeu-la com a guia. A la part superior de l'agenda, afegiu un espai per assenyalar els noms de tots els assistents a la reunió. Si hi ha elements clau interessants que falten, voldreu tenir en compte que també en cas que necessiteu continuar amb ells més endavant. Depenent del tipus de reunió i dels temes a tractar, hi ha una sèrie d'elements que podeu afegir a la plantilla de minuts:
- Data i hora de la reunió.
- Data i hora de la propera reunió, si s'està programant una.
- Noms dels assistents i noms de tots els actors clau que falten.
- Les decisions que es van prendre o les opcions que es van debatre per a cada tema del programa.
- Passos següents per a cada tema del programa.
- Temes de l'agenda que no es van discutir a la reunió, sinó que es traslladaran a la propera reunió.
- Qualsevol negoci nou que no s'hagi indicat a l'agenda original.
- Tasques o elements d'acció i els individus als quals se'ls va assignar, incloses les dates de venciment si s'especifica.
En desenvolupar una plantilla per als minuts de la reunió, estarà en millors condicions per registrar les tasques importants i fer el seguiment de qualsevol negoci necessari després de la reunió.
