Les activitats de col · lecció constitueixen una necessitat desagradable darrere de les escenes quan algú li deu diners a vostè o al seu negoci i sembla que no vol pagar. En lloc de participar en un joc d'etiquetes telefòniques que consumeix temps i sense recursos amb una persona que tingui tots els motius per evitar les vostres trucades, escriviu una carta comuna, com a record tangible del deute. Els missatges de correu electrònic poden trigar menys temps i preparació que la tinta en paper, però el fet de fer l'esforç per comunicar-se per correu indica que la seva intenció sincera i seriosa és garantir el pagament.
Articles que necessiteu
-
Capçalera
-
Còpia de la factura
Creeu la vostra carta al paper de carta oficial de l'empresa o organització a la qual el remitent tardà deu el pagament. Si no existeix cap tauler d'informació semblant, obriu la lletra amb el nom i l'adreça de la vostra empresa o de la vostra organització. Seguiu aquesta informació amb el nom i l'adreça complets de la persona o entitat que li deu el pagament. Indiqui el número de compte del beneficiari i la factura o el número de transacció abans de la salutació que identifiqui el destinatari.
Utilitza una salutació personal formal. Adreça el destinatari com "Estimada senyora Jones" o "Estimat Sr. Smith". Comenceu amb "A qui es pot preocupar" si no teniu informació de contacte completa per a un individu.
Mantenir un to professional, cordial i optimista fins i tot si sent un profund sentit de la frustració. Centreu la vostra prosa sobre la idea que el beneficiari ha passat per alt la seva factura i només necessita un recordatori per fer una remesa adequada.
Indiqueu l'import i la naturalesa del deute, inclosos els detalls complets de la compra o servei per als quals paga. Inclou les dates de transacció i lliurament, així com qualsevol altra informació d'identificació.
Expliqueu el que espereu del remitent, inclosa la quant temps esperarà el pagament. Aclareu les sancions, inclosos els interessos o els càrrecs perdurables que ja fan o s'aplicaran.
Proporcioneu la vostra informació de contacte perquè el remitent pugui arribar a vostè per aclarir la situació o demanar una extensió de pagament. Indiqui el seu número de telèfon directe i l'adreça de correu electrònic, fins i tot si apareixen a la capçalera. Tanqueu amb el vostre agraïment la ràpida atenció del remitent i la reafirmació del valor que posa en la vostra relació laboral o empresarial.
Consells
-
El vell refrany que "agafaràs més mosques amb mel que amb vinagre" s'aplica abundantment als recordatoris de pagament. Llevat que aquesta carta representi una demanda final, deixi espai per a la perspectiva que la factura es desviï o el remitent experimentés algun error que interfiriés en la seva atenció als detalls de pagament.
Incloeu una còpia de la factura o la declaració corresponent. Si incloeu un sobre directament enviat per enviar-lo, mencioneu-lo a la vostra carta.
Avís
Si la vostra carta descriu una acció específica que planifiqueu prendre com a part d'un esforç de recopilació, inclosos els procediments judicials de petites reclamacions o altres mesures, estigueu preparats per seguir les mesures que es detallen.
