Les cartes de recordatori són útils quan es posa en contacte amb clients que poden haver oblidat pagar una factura, així com contactar amb la gent per recordar-los sobre una cita o esdeveniment. Per als clients que utilitzen el correu electrònic amb freqüència, podeu enviar un correu electrònic de recordatori, que és molt convenient per arribar-hi ràpidament. Les lletres en línia requereixen una atenció detallada a cada paraula per assegurar que la seva carta no soni agressiva o grollera, i la gramàtica correcta és imprescindible.
Comproveu la precisió de la informació que voleu recordar a la persona. Enviament d'un recordatori de recopilació amb informació inexacta confondre i possiblement enuigar un client. Els recordatoris de cites i esdeveniments també han d'incloure informació precisa per assegurar que els individus facin aquesta cita o assisteixin a aquest esdeveniment quan se'ls sol·liciti.
Reconeix la possibilitat que la vostra informació sigui incorrecta o el client ja hagi enviat el pagament. Una declaració que mostra que només podeu veure els vostres propis registres i que no teniu cap altra informació a la qual podeu fer referència pot ajudar a que la persona que llegeixi la lletra entengui el vostre objectiu des de la vostra perspectiva. Reconeixent si la part recentment havia enviat un pagament i aquest pagament no es reflecteix en la lletra, es frenarà una resposta enutjada del receptor de la carta de recordatori.
Sigueu atent i tracteu el client com vulgueu tractar, si se us envia una carta de recordatori. Les supervivències, els càlculs erronis i les circumstàncies mitigants ocorren en la vida de tots. Els comentaris excessivament grollers o irrespetuosos en una carta de recordatori financer no ajudaran a obtenir els diners de la persona a la qual envia la carta. En lloc d'això, mantingueu la carta precisa i discuteixi només els detalls del compte d'una manera cortès, evitant comentaris grollers o ferits.
Inclou informació de facturació original quan envieu una carta de recordatori que sol·liciti el pagament. Molts clients sol·licitaran veure la facturació original si han oblidat el que significa aquest compte. Per estalviar temps, incloeu la facturació original a la carta de recordatori al client. La informació de facturació original pot ser un enllaç al compte del client en línia quan envieu una carta de recordatori a través del correu electrònic.
Demana una resposta. Si sol·liciteu una resposta del client, podeu sol·licitar una remesa de pagament, una trucada telefònica de tornada, una resposta per correu electrònic o omplint la informació de contacte correcta i retornant-la. Al demanar una resposta del client, de forma cortès, és més apte per obrir el client fins a discutir el compte i obtenir un pagament del client.
Proporcioneu informació de contacte per arribar-hi. Assegureu-vos que teniu tota la vostra informació de contacte al correu electrònic del recordatori. És possible que no sigui suficient una adreça física o una adreça postal; Inclogui números de correu electrònic, lloc web, telèfon i fax per donar-li al client la major quantitat possible d'arribar-hi.
