Encara que moltes persones consideren que les reunions són una pèrdua de temps, són una manera eficaç de compartir informació, seguir el progrés d'un gran projecte i millorar la comunicació entre els membres d'un equip. És important que tots els participants assisteixin a la reunió i arribin a temps per evitar retards innecessaris. Una forma eficaç de fer que els implicats arribin a temps és enviar a tothom un recordatori de la propera reunió uns dies abans de la seva celebració.
Envieu un correu electrònic a tots els assistents a la reunió un parell de dies abans de la reunió.
Introduïu les adreces de correu electrònic de totes les persones que s'espera que assisteixin al camp "A" de la plantilla de correu electrònic, i després comença a compondre el missatge.
Incloeu detalls importants, com ara la data, l'hora i la ubicació. També podeu adjuntar una agenda si n'hi ha. Això ajudarà als assistents a preparar-se per a la reunió.
Si la reunió només inclou algunes persones, és possible que preferiu enviar un missatge de text a tothom. Això avisa als assistents de la reunió programada i envia detalls directament als seus telèfons mòbils. D'aquesta manera, poden comprovar els detalls, com ara el moment i la ubicació de la reunió amb només tocar un botó allà on estiguin. (Assegureu-vos que teniu el número de telèfon cel·lular correcte de tots. Els missatges enviats accidentalment a una línia terrestre no es rebran.)
