Les persones porten vides ocupades i no sempre recorden quan han de fer alguna cosa. Enviament de cartes de recordatori sobre un termini pot ser simplement una cortesia professional o pot ser part del vostre sistema de comptes. El to d'aquestes lletres depèn del motiu pel qual envieu un recordatori. Per exemple, utilitzarà un to de suport si recordeu als pares ocupats sobre el termini per inscriure's al campament d'estiu. Una carta comercial que amenaça l'acció legal si un projecte de llei no es paga requereix un enfocament diferent. Les cartes de recordatori efectives s'envien molt abans del termini per donar temps al destinatari.
Escriu la lletra amb un to de conversa si la lletra és un recordatori amistós. Per obtenir una carta amigable, utilitzeu el primer paràgraf per començar la lletra d'una manera alegre, com fer una observació sobre la rapidesa de la primavera i això significa que el termini per inscriure's al campament d'estiu s'acosta ràpidament. Per obtenir una carta de negoci més àmplia, accedeix al punt immediatament indicant per què està escrivint i per què el destinatari ha de respondre a la carta.
Comenceu el segon paràgraf indicant clarament el termini. Doneu informació clara i específica sobre el termini, com el dimecres 7 de desembre, a les 5:00 p.m. ET. El temps és opcional, però és útil en alguns casos.
Proporcioneu instruccions clares sobre com complir el termini. Possibilitats que inclouen l'enviament d'un pagament per tal que es rebi abans o abans de la data límit, o si es registra en línia per a una funció abans del termini. Inclogui una altra informació rellevant, com ara l'import del pagament vençut o qualsevol altra informació necessària per completar la tasca.
Expliqueu al destinatari les conseqüències per perdre el termini. Per exemple, assenyali que les persones que es registrin després del termini paguen una tarifa més alta o que no hi ha cap provisió per a la inscripció tardana.
Finalitzeu amb un tancament gratuït com ara "Salutacions cordials" o "Atentament".
