Per a la majoria dels administradors, disciplinar els empleats és una de les experiències més incòmodes amb les quals afrontar. Els administradors tenen la responsabilitat d'escriure cartes d'acció disciplinària que queden en fitxers d'empleats per documentar la mala fe de l'empleat. Aquestes cartes tenen dues funcions: notificar a l'empleat el que li succeirà com a conseqüència de la seva infracció i servir com a registre permanent de mala conducta dels empleats en el seu expedient.
Carregueu la impressora amb paper de carta de l'empresa. Aquesta carta es convertirà en part del fitxer oficial de l'empleat, de manera que ha de seguir el protocol adequat.
Escriviu la data completa. Omet una línia i escriu el nom de l'empleat i l'adreça de l'empresa. Fins i tot si no envieu correctament la carta, seguint el format adequat de carta de negocis es transmetrà la impressió de professionalitat.
Comenceu la lletra escrivint el nom de l'empleat, seguit d'un còlon. Omet una línia.
Comenceu el primer paràgraf indicant clarament la naturalesa de la infracció. Consulteu el manual d'empleat de la vostra empresa perquè l'empleat pugui buscar la regla per si mateix. Doneu detalls específics sobre la infracció, com ara la data de l'incident i esmenten els altres empleats que hi van participar.La declaració d'aquesta informació us ajudarà clarament si l'empleat contesta l'acció disciplinària i l'assumeix davant els tribunals.
Expliqueu en detall el que l'empleat va fer malament i com hauria d'haver actuat en la situació. Els empleats a vegades violen les regles perquè no les entenen clarament, de manera que una explicació de la infracció i la informació adequada ajudaran a evitar que ella cometi la infracció per segona vegada. Oferiu a reunir-se amb l'empleat per discutir l'assumpte en detall.
Doneu al empleat l'oportunitat de modificar les infraccions, com per exemple escriure una carta formal d'apologia a l'altra part. Informeu-vos dels terminis per enviar la resposta o la carta.
Expliqueu al treballador de forma clara i precisa què pot esperar com a conseqüència d'aquesta infracció. Proporcioneu els detalls adequats per al seu càstig actual, com ara les dates de les audiències o les dates efectives per a la rescissió de la seva feina, si escau. Si l'empleat pot esperar una acció disciplinària progressiva com a conseqüència d'infraccions ulteriors, informeu-li quins seran aquests càstigs.
Doneu al treballador la informació sobre el procés d'apel·lacions, si escau.
Demana al treballador una resposta formal al seu expedient; sovint aquesta resposta serà en forma d'una carta formal. Necessiteu aquesta documentació per al fitxer de l'empleat en cas que presenti la qüestió davant els tribunals.
Escriviu el vostre nom i cognoms. Imprimiu la lletra i firmeu el vostre nom sobre el vostre nom amb lletres blaves o negres.
Feu diverses còpies de la lletra. Conserveu 1 còpia en el fitxer de l'empleat, doneu-ne un altre a l'advocat de la vostra empresa i conserveu-ne un altre per als vostres propis registres.
Enviï la carta al treballador o li lliuri davant un representant de recursos humans o un assistent administratiu. Necessiteu la confirmació que l'empleat hagi rebut la notificació oficial.
Consells
-
Manteniu el to professional i fetual. Aquesta carta pot dirigir-se als tribunals si l'empleat contesta l'acció disciplinària i voleu que es mostri professional i just en tot moment.
