Les grans organitzacions i aquelles amb múltiples ubicacions s'enfronten a una forma de frau financer anomenat empleats fantasmes. Per detectar-los i, finalment, per prevenir-los, aquestes empreses rutinàriament participen en una pràctica d'auditories fantasma.
Empleats fantasma definits
Els empleats fantasmes -algunes vegades anomenats empleats fantasma- són noms en una nòmina als quals s'emeten emissions de pagament, però que no són empleats reals i no fan cap treball. Ells El terme "empleat fantasma" es dóna perquè l'empleat existeix en paper, però no existeix en el lloc de treball; els llocs de treball als quals els empleats fantasmes són presumptament assignats sovint són anomenats llocs de treball sense mostrar. Pot passar molt de temps trobar empleats fantasmes sense l'ajuda d'auditories fantasma. Els controls interns estrictes poden ajudar a evitar que els empleats fantasma.
Treballadors de fantasmes fantàstics sobre nòmina
La majoria de les organitzacions requereixen documentació de la contractació per col·locar a algú en la nòmina, que en general vol dir que un supervisor o gerent -algú amb l'autoritat per dirigir el departament de nòmines per afegir un nou empleat- ha d'estar involucrat. De vegades també hi participa un membre del departament de nòmines. Els empleats de Ghost s'afegeixen a la nòmina mitjançant, entre altres coses, crear un empleat fictici, utilitzant el nom d'un empleat acabat, posant nous empleats al sistema un període de pagament abans de començar a treballar per l'empresa i afegir empleats temporals a la nòmina. En alguns casos, les persones que freen als empleats fantasma en una nòmina la retiren després de només unes poques setmanes, per la qual cosa és més difícil identificar una futura auditoria.
Exorcisant empleats fantasma
Tot i que l'existència d'empleats fantasma a vegades pot ser descoberta en una auditoria de rutina, en la majoria dels casos la documentació proporcionada és suficient per aprovar aquest examen. Les auditories fantasma estan dissenyades específicament per descobrir els empleats fantasmes i investiguen de prop els registres de nòmines i el comportament dels empleats per obtenir proves de fantasmes. Aquestes auditories han resultat beneficioses, especialment per a grans organitzacions. Per exemple, el 2009, una auditoria realitzada per Detroit Public Schools va trobar més de 250 empleats fantasma: un frau que va costar al sistema més de 400.000 dòlars en quatre anys.
Processos d'Auditoria Fantasma
Un dels mètodes més eficaços per dur a terme una auditoria fantasma és exigir a tots els empleats que rebin els seus xecs de pagament o els cupons de dipòsit directe en persona. No es recaptaran els xecs de pagament dels empleats fantasma ni els títols. Així és com les escoles públiques de Detroit van determinar quants empleats fantasma tenia. Altres mètodes d'auditoria fantasma efectius inclouen la recerca d'empleats que no hagin tingut vacances, no indiquin una adreça física i no reben deduccions en els seus xecs de pagament (per a la Seguretat Social, impostos o assegurances). A més, aquells que realitzen auditories de fantasmes busquen dipòsits directes múltiples que van al mateix compte bancari, números de seguretat social no vàlids i informació d'empleats que falten.
