L'estructura d'una organització de contractes abasta des d'una sola persona amb la responsabilitat de comprar a un gran departament centralitzat o organització descentralitzada amb professionals de contractació que treballen en ubicacions o unitats de negoci diferents. Obtenir l'estructura adequada és essencial, perquè la compra suposa normalment la meitat de la despesa d'una organització, d'acord amb la referència per a empreses. També juga un paper important en l'estratègia competitiva d'una empresa.
Responsabilitat individual de compra
En una empresa inicial o petita, una persona com el director financer pot assumir la responsabilitat de l'adquisició. D'altra banda, els membres individuals de l'equip directiu, com ara el director de producció, el gerent d'oficina o el gerent de màrqueting, poden comprar productes o serveis per satisfer els seus propis requeriments del departament. En aquest escenari, l'empresa no tindria un procediment de compra consistent i no tindria cap poder adquisitiu per negociar millors ofertes d'un grup fragmentat de proveïdors.
Departament de compres
A mesura que creix, l'empresa pot nomenar un gerent de contractació amb qualificacions professionals. L'empresa també pot contractar un o més assistents de compra si augmenta l'escala de compra. El gerent o l'equip s'encarrega de comprar subministraments per a tots els departaments, discutir els seus requisits, identificar proveïdors i processar comandes. Mitjançant la coordinació de la contractació, l'empresa pot fer comandes més grans amb proveïdors preferits. Podrà negociar taxes més baixes i imposar estàndards de qualitat uniformes als proveïdors.
Estructura de compra centralitzada
Les empreses amb diverses ubicacions, divisions operatives o unitats de negoci tenen una opció d'estructures centrals o descentralitzades operatives. En el model centralitzat, un únic departament d'adquisició es responsabilitza de la compra en nom de l'empresa. El departament, que pot consistir en un director de compres, gestors i ajudants, imposa polítiques i procediments estàndard a tota l'organització amb l'objectiu de reduir costos, augmentar l'eficiència de compra i aconseguir una qualitat constant. Per millorar el servei a diferents ubicacions, el departament pot nomenar especialistes responsables de la compra de categories específiques de subministrament.
Estructura d'adquisicions descentralitzada
En el model descentralitzat, l'empresa delega autoritat de compra a ubicacions i divisions. Els administradors i els proveïdors d'adquisicions adquireixen subministraments per a necessitats locals, tot i que poden rebre suport d'una petita unitat central. Mentre que una estructura descentralitzada dóna autonomia i redueix els colls d'ampolla, pot conduir a la compra d'ineficiència, normes incongruents i un augment dels costos globals de compra.
Model estratègic d'aprovisionament
Les empreses que necessiten subministraments essencials, com ara components crítics d'enginyeria o que volen harmonitzar la qualitat en diversos proveïdors, han passat de les pràctiques tradicionals de compra a relacions a llarg termini amb socis estratègics de subministrament. Els membres de l'equip de contractació responsables de l'abastament estratègic se centren en subministraments crítics, deixant la compra de subministraments de productes bàsics a altres membres de l'equip. L'equip de sourcing estratègic fa contractes de subministrament a llarg termini i col·labora amb els socis de subministrament per reduir costos, harmonitzar la qualitat i els nivells de producció i dur a terme projectes conjunts de desenvolupament de productes.
