Una corporació és una entitat que està separada de la gent que ha creat les idees. Quan un empresari incorpora, està abandonant l'estatus de propietari únic i permet que el negoci es mantingui com a entitat legal. A canvi, l'empresari gaudeix de responsabilitat limitada, protecció d'actius personals i beneficis fiscals. Encara que la corporació és una entitat en si mateixa, com a ésser imaginari, no pot executar els procediments i protocols necessaris que cal dur a terme per a la corporació per mantenir el seu estatus i operar legalment. Aquesta neteja corporativa s'ha de mantenir.
Tràmits
L'advocat consultor Robert G. André analitza els tràmits que ha d'atendre una corporació a la seva publicació titulada "Neteja corporativa". "La corporació ha de complir tots els requisits del govern, com ara presentar un informe anual a l'estat i mantenir les llicències comercials necessàries. La corporació ha d'adherir-se a totes les lleis corporatives, que solen requerir reunions anuals d'accionistes, juntes directives i minuts (una transcripció) d'aquestes reunions. A més, els accionistes han de ser conscients de les decisions que afecten el benestar de la corporació. les decisions, com ara fusions, adquisicions o liquidacions, no han de passar davant un vot d'accionista.
Finances
La corporació ha de tenir les seves finances en ordre. Si la corporació presta diners a una persona interessada (algú que tingui alguna cosa que guanyar), el préstec ha de ser a un tipus d'interès legal i té sancions de demora com qualsevol altre préstec. La corporació ha de proporcionar un capital suficient per satisfer els seus riscos i passius. Si una corporació es va formar amb poc capital i té grans deutes, el tribunal podria veure això com un abús del sistema i permetre que els creditors vinguin després dels actius personals. A més, qualsevol excés "salaris elevats, bonificacions o altres pagaments a usuaris interns" podria causar problemes a la corporació, afirma André.
El negoci és un negoci
Un membre del consell o empresari no pot barrejar fons corporatius amb fons personals. En el seu article de 2010 titulat "Assistir a la seva neteja corporativa", l'advocada de negocis de Nova York, Nina Kaufman, crida a aquesta "confrontació de fons". Aquests comptes s'han de mantenir completament separats. La barreja d'aquests fons està demanant problemes.
Registres
Els registres i les documentacions adequades també són essencials per a una neteja corporativa adequada. La corporació hauria de disposar de documentació documental, com ara els detalls de cada reunió que manté, els registres comptables, un registre de cada accionista i còpies de la comunicació escrita als accionistes. Un rastre de paper legítim és la millor forma de protecció per a la corporació i les seves parts interessades, afirma André.
