Com escriure un procediment d'operació estàndard. Un procediment d'operació estàndard o un "SOP" és un document que conté instruccions sobre com realitzar una tasca. Assegura que els treballs rutinaris es realitzin amb seguretat i de conformitat amb la normativa aplicable. Podeu escriure un procediment d'operació estàndard autoritzat seguint aquests passos.
Pregunteu als empleats que utilitzin el SOP per obtenir informació sobre com s'ha de realitzar el treball. Espereu que el document es sotmeti a diversos esborranys abans que es pugui generar una final. Feu que els treballadors revisin els esborranys per suggeriments addicionals.
Prepara un primer esborrany. Aquest esborrany ha de detallar tots els passos necessaris en el procediment. Determineu si es poden dividir els passos grans en passos més petits. Creeu un diagrama de flux simple per servir com a primer esborrany valuós.
Escriu la primera pàgina, inclosa una breu introducció que ofereix una visió general de tot el treball. D'aquesta manera, els empleats que normalment llegeixen i realitzen un pas a la vegada han d'obtenir una vista prèvia de la feina des del principi fins al final abans de començar.
Prepara un encapçalament a la primera pàgina. Ha d'incloure el nom de l'empresa i el logotip de la unitat de negoci, el títol del document, la data de creació i el número de document específic assignat pel personal de control de documents. També s'inclou un número de problema generat pel control de canvis.
Creeu una taula directament sota el encapçalament "Historial de modificacions i aprovacions". Inclou columnes per a la data d'emissió del SOP, descripció de canvis i signatures per a l'iniciador SOP, l'administrador de departament i l'administrador de control de qualitat. La descripció dels canvis breument hauria de resumir les revisions realitzades al SOP des de la seva creació. Cada revisió ha de ser signada pel seu iniciador.
Comença la segona pàgina amb el propòsit del SOP. Incloeu el seu abast, el contingut del document, definicions de termes o abreviatures utilitzades a la SOP, responsabilitats del personal involucrat en el procediment i referències a documents que el SOP confia en, com ara les normes comercials.
Acabar el SOP descrivint el procediment en passos curts. Utilitzeu un llenguatge senzill i eviteu descriure múltiples passos en la mateixa frase. Una vegada detallada la tasca, cita el document i la signa pel personal regulador adequat. Envieu un correu electrònic al SOP al departament de control de documents i al responsable responsable d'implementar el procediment.
