Si voleu fer alguna cosa bé, escriviu un bon procediment operatiu estàndard o SOP. Un manual de procediments de funcionament estàndard ben escrits ajuda a les empreses a executar de forma eficient i constant, dient als empleats quins importants procediments s'han de fer correctament. Mantenir la qualitat i la coherència a través d'instruccions fàcils d'entendre i pas a pas també poden proporcionar beneficis com augmentar la productivitat, eliminar residus i reduir lesions en el lloc de treball. Un manual SOP pot ajudar a les empreses a complir amb les normatives i millorar la formació dels empleats també.
Pas 1: tria els teus SOP
Identifica els procediments que s'han de normalitzar, com ara muntar parts d'un producte o manejar la reclamació d'un client. Centreu cada SOP en una sola activitat. Només escriu sobre procediments que sap com fer correctament. O, trobeu a algú que estigui qualificat perquè us pugui mostrar com fer els tràmits. Compileu tota la informació que es necessiti.
Pas 2: Prepara't per escriure
Doneu a cada SOP un títol significatiu, com ara "Com muntar el vostre producte" o "Com gestionar una reclamació del client". Incloeu números o categories SOP si és necessari, com ara "SOP - Producció - Muntatge" o "SOP - Servei d'atenció al client". "Això us permetrà agrupar els procediments relacionats amb els empleats. Dibuixar diagrames de flux aproximats per als processos per confirmar que té tota la informació i que està en l'ordre correcte. Centreu-vos en l'empleat que durà a terme el procediment a l'hora de preparar el vostre enfocament.
Pas 3: normalitzar seccions
Contempla els teus SOP. Cada SOP ha de tenir les següents seccions:
- Capçalera
- Propòsit
- Abast
- Referències
- Definicions
- Responsabilitats
- Procediment
- Apèndixs
- Historial de versions
- Aprovació de signatures
Pas 4: Procediments detallats pas a pas
Trenqueu cada procediment pas a pas en l'ordre en què s'han de fer. Comenceu amb els passos principals, com ara "Obteniu les parts del producte" o "Responeu al telèfon". A continuació, feu-los passar a passos més petits, com ara "Confirmeu que cada part sigui correcta" o "Introduïu-vos i agraïu-li al client que truqueu."
Pas 5: escriviu cada SOP
Escriure simplement. Utilitzeu paraules petites i frases curtes. Poseu primer la idea principal. Seguiu els detalls. Utilitzeu verbs d'acció i una veu activa. Eviteu l'ambigüitat i la confusió. No utilitzeu abreviatures, acrònims o argot.
Pas 6: Format SOPs consistentment
Cada SOP s'ha d'escriure en la mateixa font i mida de lletra. Rompeu els paràgrafs llargs en els curts. Utilitza punts de bala en lloc de frases llargues. Afegiu ajudes visuals com ara diagrames de flux. Ressalteu la informació important, com ara utilitzar el tipus negreta o la cursiva.
Pas 7: avaluar l'eficàcia de cada SOP
Consulteu SOP per a la llegibilitat, la llegibilitat i la comprensió.
- Llegibilitat: és el tipus prou gran i fàcil de llegir?
- Readability: Són senzilles les instruccions? O els protocols tenen una preponderància de conceptes complexos i paraules obtuses?
- Comprensibilitat: el lector sap què necessita saber per fer el procediment correctament?
Pas 8: revisió, revisió i aprovació
Feu que els empleats que realitzen els procediments revisin els SOP per confirmar que entenen tot. Pregunteu als empleats que no estan familiaritzats amb els procediments per llegir els SOPs també. Un lector no hauria de fer el procediment per saber com s'ha fet. Feu que cada grup de canvis revisi els mateixos lectors fins que siguin acceptables. Els administradors que s'encarregaran de vetllar perquè els SOP siguin segurs haurien de tancar-se abans d'alliberar-los.
En els negocis, funcionen els sistemes uniformes. Crear un manual de procediment d'operació estàndard garanteix que cada empleat segueixi tots els passos d'un sistema de la mateixa manera, cada vegada.
