Si sou un empleat apassionat i observeu que alguns dels procediments a la vostra feina es podrien millorar, podeu considerar escriure una proposta per introduir nous procediments. Aquest tipus de carta de proposta (o correu electrònic) es pot classificar com una proposta interna. Escriure propostes internes és una mica diferent de l'escriptura de les externes. Com que esteu escrivint a persones que treballen a la mateixa organització que ho feu, podeu utilitzar l'argot intern i ser menys sensibles a l'ús d'informació confidencial.
Creeu un pla per a la vostra proposta. Determineu l'audiència a la qual us dirigirà la proposta. Si voleu que la vostra organització introdueixi un nou sistema de comptabilitat, per exemple, poseu-vos en contacte amb el departament de comptabilitat, potser l'oficina del comptador principal. A més, determineu el propòsit de la vostra proposta: la implementació d'un sistema de comptabilitat determinat, per exemple. A més, posa't a les sabates dels lectors. Això us permetrà entendre millor com podeu convèncer al públic que accepti la vostra proposta.
Comenceu a escriure la proposta. Al principi, expliqueu explícitament i clarament el propòsit de la vostra carta. Per exemple, podeu escriure: "Estic escrivint aquesta carta per demanar al Departament de Comptabilitat que considereu implementar el sistema de comptabilitat ABC".
Descriu els procediments actuals de la vostra organització. Mostra les ineficiències dels procediments actuals. Per exemple, el sistema de comptabilitat actual pot trigar molt a funcionar. A més, pot comportar errors costosos.
Proporcioneu una breu descripció dels nous procediments. Contempla com serien diferents dels antics. En primer lloc, descrigui la seva proposta en poques frases. Després d'això, doneu tots els detalls necessaris. No obstant això, manteniu la lletra de la proposta curta i concisa.
Doneu els arguments que recolzen la implementació dels nous procediments proposats. Listeu clarament els avantatges que els nous procediments poden aportar a l'organització. Els possibles beneficis podrien incloure una major productivitat, una millor qualitat dels béns o serveis produïts, un major estalvi en matèries primeres i una millora de la moral dels empleats.
Feu una còpia de seguretat de la vostra proposta amb qualsevol document, si escau. Per exemple, els nous procediments podrien haver estat provats en altres llocs de la vostra organització o en la vostra indústria. Marqueu tots els documents de suport amb claredat i indiqui el seu significat en el text de la carta de proposta.
Proporcioneu detalls sobre com es poden implementar els procediments proposats a la vostra organització. Si es proposa introduir un nou sistema de comptabilitat, la implementació es podria fer per etapes. Durant un temps, els sistemes nous i antics podrien funcionar simultàniament. Després de provar el nou sistema, el sistema antic es pot suprimir gradualment.
Feu que algú més llegeixi la carta de proposta abans d'enviar-la. Demana crítiques. Discuteix la proposta i identifica els punts on es pot millorar. Canvieu unes frases a la proposta perquè sigui més convincent.
Envieu la vostra proposta.
Consells
-
Utilitza un llenguatge senzill. Si necessiteu certs termes, doneu-ne les definicions, tret que estigueu segurs que la persona que llegeix la proposta estigui familiaritzada amb ells. A més, dóna preferència a frases curtes que són clares i al punt.
