Durant una auditoria, la gestió empresarial pot sentir que tenen poc poder sobre el procés o el resultat de l'auditoria. Però una vegada que el departament d'auditoria interna ha realitzat una auditoria, els auditors de comptes o els auditors externs, la gestió empresarial es fa càrrec de la redacció d'una resposta a l'informe. Les respostes d'auditoria han de ser específiques, oportunes i disposar del pressupost necessari.
Escriure una resposta sòlida d'auditoria és important, perquè els auditors i la direcció executiva faran que la gestió de l'empresa sigui responsable de lliurar les millores de control que es comprometin.
Responent a un informe d'auditoria
Comprometeu amb solucions específiques a la feblesa de control que identifiquen els auditors i no permeten la interpretació de les vostres intencions. Els auditors revisaran la seva resposta a l'auditoria i determinaran si resolen les debilitats de control que han identificat. Si la vostra relació amb els auditors permet, apropeu-los mentre redacteu cada resposta i obtingueu els vostres comentaris. Sigui el més clar possible en la seva resposta perquè els auditors tornaran a verificar que ha pres les accions a les quals vau comprometre.
Establir dates realistes per implementar les millores de control, tal com ho recomana l'Oficina Estatal de Nova York del Contralor de l'Estat, i ser generós sense ser excessiu. Les debilitats de control, especialment aquelles relacionades amb els sistemes de tecnologia de la informació, poden trigar més a resoldre-se del previst inicialment. La majoria dels departaments d'auditoria i directius empresarials esperen que proporcioneu millores a la programació que hàgiu establert. Les modificacions del marc de temps es podrien permetre, però seran arruïnades amb el dit a menys que s'hagi produït un canvi dràstic en la vostra empresa per fer-ne el canvi.
Confirmeu que teniu el pressupost en el lloc o el tindreu al vostre lloc per fer els canvis de control que us comprometeu a la vostra resposta d'auditoria. Identifiqueu totes les despeses, incloses les actualitzacions d'equips i sistemes, les reescriptures manuals de procediments i el nombre de recursos addicionals que serà necessari per resoldre la debilitat del control. Augmenteu les vostres necessitats de pressupost al vostre administrador i assegureu-vos que els fons es reassignen d'altres àrees o s'alliberen nous fons per permetre l'entrega de les millores dins dels vostres períodes de temps. En general, la direcció executiva comprendrà la necessitat de millores de control recomanades pels auditors i trobarà fons per als canvis. Si es compromet a controlar les millores en la seva resposta d'auditoria i no pot entregar-les a causa de dèficit pressupostari, els auditors no acceptaran això com a excusa.
Designeu un individu o persones que s'encarregaran d'implementar els canvis de control. Els individus múltiples poden ser responsables si el canvi implica més d'un departament, com ara operacions, tecnologia i recursos humans. Assegureu-vos que les persones amb nom tenen l'autoritat per fer que els canvis passin.
Consells
-
No importa el frustrat que sigui amb el procés d'auditoria o el seu resultat, intenteu mantenir les vostres interaccions amb els auditors i les vostres respostes com a empreses. El vostre comportament professional pagarà dividends quan interaccioneu amb els auditors en el futur.
