La majoria de les empreses elaboren un pressupost anual, també conegut comunament com un pla anual. L'alta direcció, en particular el CEO, és l'encarregat d'aprovar el pressupost final, que es converteix en la guia d'operació de l'empresa. El procés d'aprovació de vegades pot durar més temps que la preparació del pressupost, ja que s'han de prendre decisions difícils sobre la priorització de les despeses. La presa de decisions requereix una considerable discussió entre l'equip directiu.
Consolidació pressupostària
En les corporacions prou grans per disposar de departaments o divisions, els responsables d'aquestes unitats funcionals s'encarreguen de preparar els seus propis pressupostos, que s'envien al departament de finances. Els pressupostos departamentals són consolidats pel personal financer per crear el pressupost de la companyia en general. El procés de pressupostació sovint comença amb una alta direcció que proporciona directrius per als administradors de divisions a utilitzar, com hipòtesis sobre el que serà l'entorn econòmic en el proper any. Si el pressupost d'un director s'aprova o no és sovint una funció de com segueix les directrius donades. Si la direcció superior tracta de mantenir els costos baixos, un administrador que proposi un augment del 20 per cent en les despeses del seu departament probablement haurà de revisar el seu pressupost.
Revisió del personal financer
El departament de finances realitza les revisions inicials dels pressupostos del departament. Analitzen les despeses proposades o, en el cas dels departaments productors d'ingressos, els supòsits utilitzats per preparar els pronòstics dels ingressos. Busquen desviacions significatives del pressupost de l'any passat. El seu objectiu és assegurar-se que cada pressupost sigui raonable i assolible. També volen identificar possibles retallades pressupostàries en cas que l'alta direcció decideixi que les despeses totals proposades per a l'empresa són massa elevades.
Revisió per part de Top Management
La direcció superior analitza el pressupost consolidat i decideix si les previsions d'ingressos i beneficis estan en línia amb els objectius fixats per a l'any vinent. Si el benefici previst és inferior al que esperaven, l'empresa necessita determinar formes de generar ingressos addicionals o reduir la despesa per millorar el resultat final. L'anàlisi proporcionada pel departament de finances és summament útil per ajudar-los a identificar les àrees que necessiten més explicacions dels administradors divisionals o despeses que semblen massa elevades i que es poden tallar.
Debat amb els gerents de divisió
L'alta direcció es reuneix amb cada administrador de la divisió, de vegades amb un membre del personal financer, per obtenir una millor comprensió de les sol·licituds de pressupost que ha enviat el gerent. El gerent de la divisió ha d'estar preparat per defensar les seves peticions. La direcció superior ha de tenir en compte les conseqüències de les principals retallades pressupostàries. Reduir les despeses de màrqueting, per exemple, pot tenir un efecte advers sobre els ingressos futurs. La direcció superior té la difícil tasca d'assegurar-se que cada departament tingui els recursos necessaris per funcionar eficaçment, mantenint les despeses totals prou baixes perquè l'empresa pugui mantenir la rendibilitat.
Fer les decisions difícils
Un administrador de departaments pot no estar content amb el pressupost final si veu que la direcció superior ha fet retallades significatives. Però, amb tota seguretat, la direcció alta va comunicar els motius d'aquestes decisions difícils. Quan finalitzi el procés d'aprovació pressupostària, cada gestor hauria de sentir-se força tractat. Idealment, considera que té recursos suficients per assolir els seus objectius departamentals i, com a resultat, està preparat per donar un màxim esforç en el proper any.
