Un sistema de gestió de recursos humans pot adoptar la forma d'un sistema de gestió de la informació. Una organització utilitza un HRMS per gestionar informació sobre la seva força de treball. Aquesta informació ajuda als directius i als professionals de recursos humans a prendre decisions sobre els empleats. Sense la informació adequada a disposició dels responsables, un HRMS té poques aplicacions més enllà del manteniment de registres i informes.
Accés no autoritzat
Quan una organització recopila dades personals sobre els seus empleats en un HRMS, poden sorgir alguns riscos de seguretat. Una organització gasta fons per mantenir la informació privada dels empleats segura contra les amenaces internes i externes. Un desavantatge d'un HRMS electrònic és que una organització ha de recollir informació sobre qui accedeix a la informació privada dels empleats. Aquestes dades requereixen el seguiment d'un procés d'auditoria, que podria resultar en disciplinar o perseguir a un empleat que accedeixi a dades d'empleats sense autorització o sense un propòsit oficial.
Coneixement especialitzat
La necessitat de control de dades és un altre desavantatge potencial d'un HRMS. Aquest control de dades s'estén més enllà de l'accés no autoritzat de la informació privada dels empleats. Una organització que utilitza un HRMS, com PeopleSoft, ha d'utilitzar el seu propi equip tècnic per programar, resoldre problemes, actualitzar i donar suport al sistema. Si bé un HRMS pot ajudar a una organització a reduir el cost del personal de recursos humans, podria augmentar els requisits per al personal tècnic amb coneixements específics per a la solució HRMS.
Errors d'entrada de dades
Un HRMS també és tan bo com els seus programadors humans i usuaris finals. Les persones amb accés d'alt nivell, com ara persones que actualitzen un fitxer mestre de recursos humans, poden introduir la informació incorrecta deliberadament o per error. Si les dades són incorrectament actualitzades, canviades o perdudes, una organització pot afrontar multes governamentals i altres costos associats amb danys al fitxer mestre de recursos humans. Trieu un sistema amb molts controls interns perquè un empleat no pugui fer canvis al fitxer mestre de la vostra empresa.
