Quan un empleat que utilitza un vehicle personal per fer la seva feina rep una compensació, l'empresari també es beneficia. L'ús d'un cotxe per a fins comercials pot ser costós. Fins i tot una mitjana de 100 milles per mes suposa diversos centenars de dòlars en despeses al llarg d'un any. Alguns empresaris estan disposats a recollir la pestanya per tal d'atraure i mantenir les persones qualificades que han de tenir èxit. Hi ha dos models àmpliament utilitzats per compensar els empleats per l'ús dels seus propis cotxes: el subsidi d'automòbil i el reemborsament del quilometratge.
Fonaments dels subsidis per a cotxes de l'empresa
L'assignació d'un cotxe d'empresa és una suma predeterminada pagada a un empleat com a compensació per conduir el seu propi vehicle per motius comercials. MileIQ afirma que les empreses utilitzen les assignacions d'automòbils per minimitzar els costos comptables. Una vegada que un empleat ha estat assignat a un subsidi d'automòbil, aquesta suma només s'afegeix al salari de l'empleat. Per exemple, si l'import del cotxe és de 500 dòlars al mes, aquesta suma es paga al treballador a través del seu xec de pagament.
Com es determinen els imports de les assignacions d'automòbils
Els empresaris es basen en dues estimacions per determinar quant ha de ser un subsidi d'automòbil. El primer és el nombre de milles relacionades amb el negoci que un empleat impulsa; el segon és el cost d'operar un vehicle personal. L'objectiu és determinar els costos operatius del vehicle, començant pel cost del gas. A continuació, l'empresa afegeix despeses d'assegurança, impostos, manteniment, reparació i depreciació. El resultat es converteix a un percentatge per milla i es multiplica per l'estimació del quilometratge. Aquest és essencialment el mateix procediment que el Servei d'Impostos Interns utilitza per establir la seva velocitat de quilometratge estàndard per a l'ús comercial dels vehicles. En conseqüència, la tarifa mitjana del cotxe és aproximadament la mateixa que la taxa de quilometratge estàndard de l'IRS. Tanmateix, el cost per a una empresa de pagar una tarifa de cotxe és superior al que s'utilitza quan es fa servir un model de reemborsament de milles i l'empleat acaba amb menys diners després d'impostos segons Motus.
Conseqüències fiscals dels drets d'automòbils
L'IRS considera que els subsidis d'automòbil són ingressos que són subjectes a contribució a l'empleat de la mateixa manera que el seu salari és imposable. Això vol dir que les empreses també han de pagar impostos aplicables sobre l'import, com ara l'impost de l'empresari de l'impost de la Seguretat Social. En canvi, un reemborsament de quilometratge es classifica com a despesa empresarial. L'empleat no paga cap impost sobre la renda ni altres impostos sobre els diners, i l'empresari no paga impostos a la nòmina. Si un empleat no rep cap compensació per la conducció empresarial, pot deduir el quilometratge a la tarifa IRS estàndard. Aquesta taxa es va fixar en 54,5 centaus de dòlar per mil per al'any fiscal de 2018.
Model de reemborsament de quilometratge
Quan una empresa paga un reembossament de quilometratge en comptes d'una assignació de cotxe, les regles de l'IRS estableixen les limitacions i els requisits de documentació que no s'apliquen a les indemnitzacions. L'empleat ha de mantenir un registre de quilometratge que inclou les lectures de l'odòmetre juntament amb el propòsit i la destinació de cada viatge de negocis. Només es poden optar els viatges per motius purament comercials: desplaçar-se des de i cap a l'obra no és un quilometratge qualificat. Atès que els reemborsaments per quilometratge no són ingressos per impostos, l'empleat acaba amb més diners en comparació amb l'import posterior a l'impost d'una indemnització per cotxe.
