Comunicar-se eficaçment amb els empleats és un dels reptes de ser un gerent. A diferència d'una conversa personal, en què el missatge es pot adaptar a la persona que el rep, quan parleu amb els empleats en general, haureu de parlar amb un estil adequat per a tothom. Això pot ser especialment difícil en escriure una nota negativa -una crítica o que ofereixi notícies dolentes. Pessigar aquesta missiva requereix que el gerent sigui directe, però també tàctil. L'objectiu ha de ser encoratjar els vostres empleats a canviar les seves accions sense engendrar sentiments dolents.
Entregueu primerament les males notícies. En escriure una nota negativa, en general, és millor arribar a les males notícies immediatament. Incloure una quantitat important d'avantatge al missatge té diversos inconvenients: en primer lloc, pot fer que sembli que s'està estancant; en segon lloc, alguns empleats podrien deixar de llegir abans d'arribar al punt de la nota; i en tercer lloc, si el missatge s'ha previst, molts empleats ometran la introducció de totes maneres. El to d'aquesta secció ha de ser senzill i els fets exposats amb claredat. Intenta evitar la ira o la negativitat excessiva.
Oferiment de foment. Després d'haver exposat les males notícies, canvieu el to i el focus de la vostra nota perquè sigui una mica més optimista. Si la seva carta ha estat crítica, ofereix paraules d'elogis i ànims. Si heu rebut notícies desagradables, ressalteu el positiu. L'objectiu del vostre treball com a director és liderar, una tasca que mai és més vital que en moments de dificultat.
Presenta una solució. Un dels dilemes que sovint s'enfronten els empleats en rebre un memoràndum negatiu no és saber quina acció vol que el seu supervisor pren ara. A la tercera i última part de la carta, esbossen un clar camí d'actuació que els empleats poden adoptar per millorar la situació. Aquesta instrucció ha de proporcionar passos clars per als empleats i s'ha de lliurar amb un to optimista.
Llegeix-ho en veu alta. Abans d'enviar el record, haureu de mirar-lo i després llegir-lo en veu alta. En primer lloc, llegeix-lo en veu alta i, almenys, a una altra persona que pugui enviar comentaris. Escolteu atentament les vostres pròpies paraules i intenteu escoltar qualsevol idioma que pugui ser mal interpretat. Després d'haver realitzat aquestes correccions, la lletra ha de ser revisada per a la gramàtica, la puntuació i l'ortografia - per mostrar als vostres empleats que heu escrit la carta amb compte.
