El comentari sobre el rendiment laboral d'un empleat es pot realitzar durant una avaluació de rendiment anual o es poden proporcionar comentaris durant xats informals amb un empleat. Els supervisors que avaluen el rendiment de la feina dels empleats han de seguir certs protocols i pràctiques empresarials al donar als seus empleats comentaris sobre els seus nivells de rendiment. Els comentaris sobre el rendiment de la feina dels empleats s'han de fer de forma racional i ben documentada, amb una oportunitat suficient perquè l'empleat pugui proporcionar aportacions.
Revisa el fitxer personal del treballador. Si està realitzant una avaluació de rendiment anual i té la intenció de proporcionar comentaris com a part de la reunió d'avaluació, reviseu tota la documentació disponible per al període d'avaluació. Per exemple, les notes d'acció disciplinaris i correctives, registres d'assistència, registres de treball, recomanacions i autoavaluacions dels empleats són materials que cal revisar abans de reunir-se amb l'empleat per proporcionar comentaris sobre el rendiment. Observeu el rendiment del lloc de treball de l'empleat en la seva totalitat abans de generar comentaris per a un període d'avaluació durant una avaluació anual.
Programeu un moment per reunir-se amb l'empleat sobre el seu rendiment. Si l'empleat no anticipava una reunió amb vostè per discutir el rendiment, expliqueu-li exactament el que és l'assumpte de la reunió i l'encoratja a portar materials i notes rellevants sobre el seu rendiment. Recordeu al treballador que la reunió serà una conversa, no un informe d'un sol costat sobre el seu rendiment sense cap entrada ni retroalimentació de l'empleat.
Inicieu la reunió amb una nota positiva en reconèixer les contribucions de l'empleat, les seves qualificacions i com l'empresa valora les seves habilitats i qualificacions. Proporcioneu comentaris i feu una còpia de seguretat dels vostres comentaris amb la documentació. Adherir-se a fets i observacions personals de temes relacionats amb el treball. Abstenir d'utilitzar un to acusatori quan proporcioneu comentaris constructius i no confieu en la informació de segona mà, tret que hi hagi documentació escrita per demostrar les observacions dels altres. Comunicar-se eficaçment amb el vostre empleat durant aquesta reunió és essencial. Nolo, un proveïdor d'informació legal per als empresaris, proporciona suggeriments per donar comentaris als empleats a la seva guia titulada "Com dur a terme una avaluació d'empleats". Afirma: "Centreu-vos en el bé (o mal) que el treballador realitza la feina, no en les característiques personals o en els trets".
Revisa els incidents específics en què has observat que l'empleat realitza les seves funcions laborals. Proporcioneu comentaris equilibrats, és a dir, no es concentrin en comentaris estrictament constructius o negatius, fins i tot si aquesta era la intenció de la vostra conversa. Doneu exemples de rendiment dels empleats que compleixin amb les expectatives de rendiment de l'empresa. Identifiqueu àrees on creieu que l'empleat demostra un rendiment excel·lent i observeu àrees on podria millorar el seu rendiment.
Documenta la teva conversa amb l'empleat. Si la reunió és la culminació d'una valoració del rendiment, proporcioneu al treballador una còpia del document de taxació i demana-li que la signi. Si es tracta d'una reunió informal on es proporcionen comentaris i suggeriments constructius per a la seva millora, incorpori al treballador en un diàleg sobre com millorar el seu rendiment. Pregunteu-vos a quina formació i recursos necessiteu millorar, i indiqueu quan us seguireu amb ella per proporcionar les eines que necessita. Si la reunió és discutir el rendiment que supera les expectatives de la companyia, digueu-li al treballador que resumirà els vostres comentaris i que us proporcionarà una còpia del resum del fitxer de personal.
