Malgrat els avenços tecnològics en la comunicació electrònica, les màquines de fax segueixen sent un mètode important de difusió de documents a partir de l'any 2015. Els fulls de cobertura de fax compleixen un paper important en alertar als destinataris sobre qui ha d'obtenir el fax i què hi és.
Remitent i receptor
Una de les funcions principals d'un full de cobertura del fax és identificar el remitent i el destinatari del document. Tot i que els fulls de coberta són opcionals, la manca d'informació bàsica de contacte podria provocar transmissions perdudes. Si el destinatari desitjat no retira el fax, l'alerta "Destinatari" a la portada permet que el document arribi a la persona adequada. A més, un destinatari del fax que reconeix el nom del remitent pot fer-ho directament al document. Moltes empreses tenen fulls de coberta de fax basats en plantilles amb els seus noms i logotips ja impresos a la pàgina.
Detalls del document
Un full de tapa de fax típic també té una secció pel motiu pel qual s'envia el fax o comenta el recinte del document. Aquesta secció és útil quan un remitent té preocupació sobre si algú prendrà seriosament la transmissió. Si un negoci presenta una proposta d'oferta no sol.licitada, per exemple, el full de coberta pot indicar el benefici del destinatari de la lectura a través dels materials. Els detalls dels documents també poden recordar al destinatari que els materials enviats per fax segueixen una discussió prèvia o un acord.
Números de data i de pàgina
La data de transmissió i el nombre de pàgines enviades també són elements comuns a la portada. Tots dos són importants per al manteniment de registres i la precisió. Una data en un fax permet que un emissor justifiqui que ha complert una presentació de la data límit particular. El nombre de pàgines del fax és molt important per protegir-se de les transmissions incompletes. Es pot indicar un full de coberta, "5 pàgines que inclouen full de la portada". Això avisa al destinatari que la transmissió hauria de contenir cinc pàgines totals. Si falten algun, el destinatari pot alertar el remitent al document incomplet.
Detalls Addicionals
Una pàgina de portada de fax també s'utilitza per transmetre divulgacions de privadesa i seguretat amb alguns documents. Les agències governamentals, les institucions financeres i les oficines jurídiques es troben entre les organitzacions que poden tenir confidencialitat o declaracions de privadesa en un full de coberta. Aquesta afirmació avisa al destinatari sobre la naturalesa delicada del recinte i ajuda a garantir la responsabilitat en la salvaguarda de documents confidencials. Els faxos també poden obligar legalment el destinatari als requisits contractuals o reglamentaris. Algunes empreses utilitzen transmissions de fax per enviar documents de memòria i inclouen només el full de la portada amb un resum o un missatge breu a la mateixa pàgina.
