Si sou propietari d'un negoci, és important mantenir una llista actualitzada de l'inventari. Els articles d'inventari es consideren actius comercials, i s'han d'incloure com a tals als vostres registres financers. També necessiteu aquesta informació per calcular amb precisió quant d'assegurança es necessita en cas d'un robatori, incendi, inundació o un altre incident que pugui afectar el vostre inventari. Si es produeix un incident, la vostra llista d'inventari us ajudarà quan feu una reclamació d'assegurança.
Articles que necessiteu
-
Ordinador
-
Programari
Decidiu quin tipus de programari d'ordinador voleu utilitzar per registrar i actualitzar l'inventari. Moltes empreses utilitzen un full de càlcul Excel per enumerar els seus articles d'inventari.
Introduïu informació com ara una descripció de cada element; quantitats d'articles; números de sèrie en equips; el nom del fabricant; preu de compra; i data de compra. Cada tipus de negoci tindrà coses diferents per incloure. Un despatx d'advocats només podria tenir equips d'oficina; una empresa constructora podria tenir bullidors, camions, remolcs i eines; una botiga de queviures podria tenir registradors, prestatgeries, refrigeradors, congeladors i els productes alimentaris que venen. Una gran botiga o empresa pot necessitar inventariar articles diàriament; una petita oficina només necessita equips d'inventari un cop l'any. No tot ha de ser inventariat. No cal inventariar material d'oficina, com ara paper, bolígrafs i clips de paper (a menys que tingui una botiga de subministraments d'oficina). Com a norma general, hauríeu d'inventariar qualsevol cosa que inclogui en un informe d'assegurança.
Incloeu còpies escanejades dels rebuts de la vostra compra original als registres de la vostra computadora.
Inclou còpies escanejades o digitals de fotografies del vostre inventari en els registres informàtics. Per exemple, feu fotos d'ordinadors, fotocopiadores, cotxes, camions, joies (si teniu una joieria), maquinària, etc.
Deseu els registres de l'ordinador en una ubicació segura on es requereixi una contrasenya per accedir-hi. Només proporcioneu la contrasenya a aquells que confieu amb aquesta informació.
Assegureu-vos que teniu diverses còpies del vostre inventari fora de lloc en una ubicació segura. Proporcioneu una còpia electrònica del vostre inventari al vostre advocat, comptador i agent d'assegurances.
Penseu a obtenir una caixa de seguretat al vostre banc on podeu conservar còpies impreses i electròniques del vostre inventari.
