Els propietaris d'empreses poden evitar possibles problemes anticipant-los amb antelació i desenvolupant plans d'escenaris "Si és així, què?". No és pensament negatiu planificar una caiguda en les vendes, la pèrdua d'un proveïdor clau o un augment en el cost dels materials. Amb una plantilla senzilla, podeu escriure plans d'escenaris que us ajudaran a tractar amb eficàcia els possibles problemes i oportunitats.
Identificar i investigar
El primer pas per escriure qualsevol pla d'escenari és desenvolupar l'escenari en detall i dur a terme investigacions per donar suport als possibles impactes de l'ocurrència. Els escenaris poden incloure una caiguda en els preus, un nou competidor, un mercat laboral més estricte, una violació de la seguretat, una pèrdua d'un client clau o un desastre com ara un incendi o un huracà. Realitzeu una investigació sobre com es podria desenvolupar l'escenari, buscant signes específics d'avís previ. Escriviu una llista dels efectes del domini que pot tenir l'escenari en cadascun dels vostres departaments. Per exemple, una caiguda de les vendes pot provocar un canvi en el vostre pla de producció, deute o treball. Desenvolupeu una llista de les respostes que podeu emprendre per fer front a l'escenari i els seus efectes. No esteu compromès a incloure cadascuna de les respostes del vostre pla, sinó que ajuda a generar idees. Quan comenceu a escriure el vostre document, podreu determinar si cadascun és útil o no.
Esbossar el document
Qualsevol bon document empresarial comença amb un esbós detallat. Això us ajudarà a escriure el pla d'escenari d'una manera cohesionada. El seu esborrany hauria d'incloure un resum executiu, una descripció del escenari potencial, els impactes de l'escenari, les solucions per als problemes, les accions per abordar les oportunitats, les seves recomanacions, un resum i un apèndix. Podeu tenir diverses sub-seccions en algunes de les seccions de macro del vostre document. Per exemple, a la secció que cobreix els possibles impactes d'un escenari que es produeixi, podeu llistar els efectes en la vostra comptabilitat, recursos humans, informàtica, producció i ingressos.
Escriure les seccions en ordre
Comenceu a escriure el vostre document en l'ordre en què el lector el llegirà. Això us ajudarà a assegurar un flux lògic d'una secció a una altra. També l'ajudarà a evitar fer una referència general a alguna cosa en una secció posterior que no ha explicat en una secció anterior. Comença amb el resum executiu, que és una visió general del document. Aquest resum no ha de contenir material de suport, sinó que serà més d'una secció "què" sense el "perquè". Es proporcionarà el suport a les seccions posteriors. Inclou l'escenari, el problema o l'oportunitat que presenta i la solució recomanada. Seguiu els dominis que cauen quan es produeix un escenari mentre escriviu les seccions del vostre informe, digue-li al lector com els dirigirà i farà les vostres recomanacions.
Resumir i recapitular
Seguiu les vostres recomanacions amb el resum. Després d'haver escrit les seccions, resumeu les vostres troballes sense detall. El vostre paper pot seguir aquest model d'escriptura clàssic: "Digueu-los què els direu; DIGUI'LS; Digueu-los què els heu dit ". Això us ajudarà a obtenir el vostre punt clau al principi, donar suport als vostres arguments i, a continuació, tornar a confirmar el vostre punt principal. El resum del document final ha de ser similar al vostre resum executiu, però podreu fer referència a alguns punts clau del document d'aquesta secció. Seguiu amb gràfics, pressupostos o altres exposicions al vostre apèndix.
