Mentre l'Edat Digital crea menys paper, creix la demanda d'emmagatzematge electrònic. Les directrius establertes per l'equip de gestió d'informació d'una organització per crear, accedir, emmagatzemar i eventualment destruir registres dicten els termes del cicle de vida dels registres electrònics. El cicle de vida dels registres electrònics inclou la creació, ús, emmagatzematge i disposició per a la majoria de les empreses i entitats governamentals. Algunes organitzacions arxiuen certs registres que es consideren de gran valor, com l'última fase del cicle de vida quan no es destrueixen.
Creació
Un dels reptes més importants per a qualsevol sistema de gestió electrònica és documentar l'origen de nous registres d'una manera lògica i coherent per al seu ús, recuperació i emmagatzematge en el futur. El que constitueix un registre està establert pel manual de política de l'organització, que està escrit en compte amb els estatuts federals i estatals. Si s'identifica correctament al començament del cicle de vida, un registre és fàcilment accessible fins que la utilitat del registre expira i es destrueix. Depenent de l'organització, alguns registres es creen automàticament pel sistema quan s'introdueixen determinades dades a l'ordinador. Altres sistemes requereixen que un individu creï un registre manualment.
Ús
Una vegada que es crea un registre electrònic, normalment es distribueix i s'utilitza com a eina d'informació per a fins empresarials o governamentals. Per aquest motiu, els registres s'emmagatzemen en un dipòsit per facilitar l'accés. Mentre està actiu, la majoria de registres estan emmagatzemats, però es pot accedir a través d'una base de dades amb informació d'identificació que marca el registre.
Emmagatzematge i manteniment
Un cop s'ha utilitzat un fitxer i ja no es necessita regularment, sovint es guarda un registre com a inactiu. Els registres s'han d'emmagatzemar per accedir-hi abans de ser destruïts d'acord amb les regles establertes com a política organitzativa. Una part del motiu d'aquest èmfasi en l'emmagatzematge adequat es refereix a problemes de privadesa. La política organitzativa prudent aborda la seguretat com a part important del manteniment responsable dels registres.
Disposició
Els registres han de ser accessibles durant un cert nombre d'anys per complir amb les lleis federals i estatals. La majoria de la política organitzativa sobre la retenció de registres i la disposició utilitzen els estatuts federals i estatals com requisits mínims per a la retenció de registres. Les empreses mantenen registres per litigis, en cas que es vegin obligats a defensar determinades accions comercials realitzades en el passat. Com es disposen els registres és de gran importància. Atès que els fitxers electrònics es poden restaurar en mans d'experts, és fonamental que es borrin els fitxers electrònics sense la forma possible de recuperar la informació.
