El conjunt complet d'estats financers de la vostra empresa inclou un balanç, un compte de resultats i un extracte de fluxos d'efectiu. Combinats, responen preguntes clau sobre la seva salut financera. La vostra empresa carrega massa deutes? Què tan rendible és? Quant diners tens a la vostra disposició? Els cinc elements dels principals estats financers són actius, passius, recursos propis, ingressos i despeses.
Els cinc elements definits
Els cinc principals són els elements essencials de la posició financera de la vostra empresa. Junts mostren el rendiment de la vostra empresa.
Els actius són qualsevol cosa que tingui el negoci que generi beneficis econòmics a través de períodes comptables múltiples, per exemple; edificis, equips de fabricació, patents, efectiu, comptes per cobrar i terrenys. Els actius són diferents de, per exemple, d'electricitat, que generen beneficis econòmics, però s'utilitza immediatament. La vostra factura d'energia és una despesa, no un actiu. Els subministraments poden anar en qualsevol lloc. Els subministraments són actius fins que s'utilitzen i una despesa quan s'utilitzen.
Els passius són qualsevol cosa que estigui obligat a pagar a una persona, empresa o govern. Els comptes a pagar, els impostos a pagar i els salaris a pagar són tots els passius. A diferència de les despeses, que es resten dels seus ingressos en els estats financers, es resten els passius del valor total dels seus actius. El que queda és l'equitat dels propietaris.
La comptabilitat defineix l'equitat d'algunes maneres diferents. L'equitat dels propietaris és la quantitat que els propietaris inverteixen en una empresa, més els ingressos retinguts, que són els diners que realitza la companyia i que no es gasten ni distribueixen com a dividends. El patrimoni net també es defineix com a part de l'equació del balanç: resta els passius totals del valor total dels actius i veieu el valor del patrimoni del propietari. Si l'empresa té un gran deute o els seus actius perden valor, el patrimoni net del balanç pot ser inferior al dels contribuents.
Els ingressos són els ingressos que genera l'empresa durant el període que abasta la declaració. Els ingressos d'explotació provenen de l'empresa que ven productes o serveis. Els ingressos no operatius provenen d'altres fonts, com ara els interessos dels préstecs o el rendiment de les inversions. Si la vostra comptabilitat funciona en efectiu, informeu els ingressos quan es paga. Si utilitzeu la comptabilitat amb base de deute, registreu ingressos quan el guanyeu. Si, per exemple, fa una feina de $ 1,000 per un client amb crèdit, registreu els $ 1,000 tan bon punt s'hagi completat el treball.
Una despesa, el flip side dels ingressos, és el diners que gasta per guanyar diners. Els lloguers, utilitats i salaris són totes les despeses. La depreciació, que és la pèrdua de valor de l'actiu a mesura que envelleix, també és una despesa. El cost de les mercaderies venudes és una categoria de despeses que cobreix les despeses relacionades amb la prestació dels articles o serveis que veneu, com ara mà d'obra, materials i hores facturables. Si utilitzeu la base de deute, informeu les despeses tan aviat com deureu els diners, no quan paga la factura; la base de caixa registra la despesa quan es paga la factura.
Elements de la posició financera
Els cinc elements dels estats financers interactuen i es relacionen. Els ingressos i les despeses, per exemple, són els components del compte de resultats. Quan estigueu preparant una declaració trimestral, la part superior de la declaració mostra els ingressos nets de les vendes. A partir d'aquest total, restareu despeses i després afegiu ingressos no operatius i restareu despeses no operatives. El resultat d'aquest càlcul és el vostre benefici net, que indica la rendibilitat de la vostra empresa durant aquest període. Els vostres ingressos superen les vostres despeses? Per quant? Els ingressos d'explotació són més significatius que els ingressos no operatius? Aquestes preguntes es responen mentre revisa el vostre compte de resultats.
No obstant això, els ingressos comunicats al compte de pèrdues i guanys poden no haver estat recaptats o no s'han pagat despeses. Aquí és on s'inclou un extracte de fluxos d'efectiu. A diferència del compte de resultats basada en el deute, un extracte de fluxos d'efectiu se centra només en canviar de diners les mans. Per exemple, els pagaments dels clients afecten el flux d'efectiu i, per contra, els comptes a cobrar no ho fan. Una manera de crear l'extracte de fluxos d'efectiu és prendre el compte de resultats i eliminar els ingressos que no ha cobrat i les despeses que no hagueu pagat. Si utilitzeu la vostra empresa mitjançant la comptabilitat en efectiu, no necessiteu un extracte de flux de caixa diferent.
Els ingressos també afecten el balanç. Suposem que porteu $ 475,000 al llarg del trimestre, amb despeses de 250.000 dòlars. El benefici net de 225.000 dòlars dels EUA s'afegeix als vostres actius i es publica en comptes a cobrar o en efectiu, depenent de com es va pagar. A mesura que el valor dels actius augmenta, també ho fa l'equitat dels propietaris.
Per què la matèria de cinc elements
Els estats financers són fonamentals per mesurar la salut financera de la vostra empresa. El compte de resultats mostra els ingressos i despeses del mes, trimestre o any. Si s'està executant a la xarxa o els beneficis són reduïts, això podria suposar un senyal d'advertència de problemes financers per davant. L'extracte de fluxos d'efectiu mostra quant diners tens a la vostra disposició. Encara que sigui rendible, necessiteu diners a la vostra disposició per pagar la factura d'aigua o els vostres empleats. El balanç és una instantània dels vostres actius, passius i patrimoni net al final del període de referència.
La forma en què les declaracions retraten els cinc elements (actius, passius, recursos propis, ingressos i despeses) proporcionen informació a qualsevol persona dins o fora de l'empresa preocupada per la seva salut financera. La informació pot generar més preguntes, com ara, si els ingressos són més baixos aquest trimestre que el trimestre anterior, hi ha algun problema? Si el balanç mostra passius significatius, és que un signe que ha assumit massa deute? Si els ingressos són alts, però hi ha pocs diners en efectiu, necessiteu que els clients paguin més ràpidament? Estàs fent de manera significativa millor o pitjor que la mitjana de la vostra indústria?
Per què les auditories són importants
Hi ha moltes maneres en què una empresa pot ajudar els cinc elements perquè l'empresa es vegi econòmicament saludable en els estats financers quan, en realitat, està lluitant:
- Compondre les vendes que mai van passar.
- Informeu els ingressos abans de guanyar-lo.
- Exagerar el valor dels actius.
- Reclama actius que no existeixen.
- Creeu despeses falses per cobrir malversacions. Per exemple, un administrador registra una compra de $ 5,000 que mai no va passar. En lloc d'això, els diners van entrar a la seva pròpia butxaca.
Empreses exitoses posen controls en el seu lloc per prevenir aquest tipus d'informes fraudulents. Si cada gran compra requereix que dues persones s'apaguin d'ella, per exemple, és més difícil que una persona cometi frau. Tot i això, no totes les empreses ho fan. Aquesta és una raó per la qual es auditen els estats financers. Un altre és que les pràctiques de comptabilitat estàndard s'han tornat cada vegada més complexes, cosa que facilita que els errors o el frau s'escampin a través de les esquerdes. Tenir les declaracions anuals auditades és obligatori si sou una empresa comercialitzada públicament.
Les declaracions auditades són cares perquè són exhaustives. En primer lloc, l'auditor estudia la vostra empresa i analitza els possibles errors o fraus en els elements de la situació financera. A continuació, proveu els controls interns. Si sembla que seria extremadament difícil que algú compensés les despeses o generés ingressos ficticis, l'auditor no ha de ser tan exhaustiu. Si els vostres controls són descontrolats, però, l'auditoria es torna més difícil.
- Els actius que informeu al balanç existeixen?
- El saldo en comptes per cobrar és correcte?
- Els vostres extractes bancaris confirmen els actius en efectiu que vostè diu que té?
- Els seus creditors confirmen que els passius del balanç són precisos?
- Són correctes les despeses comunicades al compte de resultats?
Després que l'auditor revisi els cinc elements i la forma en què els hagi informat, rebrà l'opinió de l'auditor:
- Una opinió inigualable sona malament, però en realitat és una bona notícia. L'auditor diu que les seves declaracions estan bé, sense reserves.
- Una opinió qualificada diu que els seus estats financers són en bona part, però no s'ha pogut verificar informació.
- Una opinió adversa diu que hi ha problemes greus que calen solucionar.
- La declaració d'un auditor diu que no és possible formular una opinió. Això podria ser perquè hi faltava massa documents per confirmar que els elements són precisos o que el vostre equip directiu es va negar a cooperar.
