Per a moltes empreses, l'enviament i recepció de faxos són una ocurrència diària. El fet de fer faxs és tan comú, és fàcil entrar en una comunicació casual. Seguint uns senzills passos, l'usuari us ajudarà a mantenir els faxos que busquen professionals. La pràctica de l'etiqueta de fax adequada garantirà que la vostra empresa mantingui la reputació professional que heu treballat tant per construir.
Enviament de faxos
Recordeu sempre que els documents de fax són un procés de negoci. Com a tal, tingueu en compte aquestes pautes bàsiques:
-
Incloeu sempre una portada, lliure de qualsevol informació o obra d'art innecessària. Incloeu a la portada el vostre nom i la informació de contacte, el nombre de pàgines (inclosa la carpeta de fax), el destinatari i qualsevol altra informació pertinent. Recordeu que el destinatari del fax pot no ser l'únic que veu el document, així que assegureu-vos de mantenir la fitxa de la tapa del fax professional.
-
Després de transmetre el fax, feu una crida de seguiment al destinatari. Això no requereix una discussió en profunditat sobre el contingut del fax. Simplement confirma que s'ha rebut el fax. És adequat en aquesta conversa que permeti a la persona saber que és lliure de trucar-li amb qualsevol pregunta de seguiment als materials enviats per fax quan sigui convenient.
-
Utilitzeu la discreció en enviar per fax informació confidencial o sensible. Si envieu informació de caràcter personal, truqueu per avançar perquè el particular sàpiga que envieu el fax per endavant. Una forma d'evitar aquest tipus de problema és utilitzar un servei de fax en línia. Aquests serveis s'envien directament a un ordinador personal.
-
Aneu amb compte amb l'enviament de materials no sol·licitats. Tothom que treballa en una oficina sap quina molèstia tenen aquests anuncis per a l'assegurança mèdica de baix cost i els desplaçaments amb descompte a Hawaii. Si envieu faxos no sol·licitats als vostres clients, feu-ho només en ocasions excepcionals quan estigui garantit. Si obteniu una sol·licitud d'un destinatari demanant que no rebeu aquests faxs, respecteu els vostres desitjos i elimineu-los de la vostra llista.
Recepció de faxos
Igual que l'enviament de faxos, també hi ha regles d'etiquetes per a la recepció de faxos:
-
Respecta la privadesa dels faxos confidencials rebuts. No compartiu informació personal amb els vostres companys de feina destinats únicament a la vostra visualització.
-
No deixeu els faxos sensibles al voltant d'on altres podrien veure'ls. Tracteu faxos com qualsevol altra documentació confidencial.
-
Si rebeu un fax, heu d'avisar al remitent mitjançant una trucada. Normalment, se sol·licita que destruiu tots els faxos rebuts per error.
