Les empreses utilitzen manuals de procediments d'administració d'oficines per formar empleats, crear o comprar programari i millorar l'eficiència a l'oficina. El programari és una gran part de les operacions d'oficina i requereix procediments per definir operacions informàtiques com seguretat, creació i accés a bases de dades, protocol de correu electrònic i protecció contra virus. El manual de procediments sovint inclourà diagrames de flux que ajuden a crear o comprar programari que satisfaci les necessitats de la vostra oficina.
Els administradors d'oficines són responsables de processar i gestionar registres i documents; preparació per a reunions, conferències i esdeveniments especials; fer arranjaments de viatges; i comunicar-se amb clients, gestió, proveïdors i personal. Un manual de procediment eficaç descriu les pràctiques d'oficines de manera clara i amb tant detall com sigui possible. Un nou empleat hauria de poder fer referència al manual d'informació sobre procediments d'oficina.
Articles que necessiteu
-
Enquadernadora de 3 anells
-
Programari de processament de textos
Com escriure procediments d'administració
Identificar els procediments
El manual del procediment d'administració d'oficines consistirà en diversos procediments. Comenceu amb els procediments més alts i generals, i feu els treballs més detallats. Hi ha d'haver un diàleg d'alt nivell que indiqui com s'adapta a cada categoria. Els diagrames de flux fan que sigui molt fàcil formar nous empleats, ja que és una representació gràfica del flux de treball. L'exemple següent és una simple il·lustració d'alguns procediments d'oficina.
1. Registres d'oficines
1.1 Subministraments de compra 1.2 Presentació 1.3 Manipulació de correu 1.4 Programació
1.3 Maneig de correu
1.3.3 Rebre el correu -> 1.3.4 Ordena el correu -> Requereix una resposta immediata? -> Sí -> Marqueu com a urgent -> No lliureu -> No marqueu -> Escriu
Quan escriviu el manual, proporcioneu els detalls escrits per a cada subtítol. Per exemple:
1.3.3 Rebre correu El correu es classifica a la sala de correu i s'envia a cada binomi del departament fins a les 10.00 hores. L'assistent d'oficina reprèn el correu, el classifica (vegeu 1.3.4) i determina si el correu requereix una resposta immediata (vegeu 1.3.5).
Recopileu la informació del procediment
Aquest és el pas més important en el procés d'escriptura i requerirà més temps. Assegureu-vos que enteneu el procediment que esteu descrivint i l'abast del projecte. Comprèn l'audiència per aquest procediment i com s'adapta als procediments de més alt nivell. Qui són els proveïdors del procediment? Qui són els propietaris i els experts en temes? Qui són els clients? Quan tingui una comprensió clara de l'anterior, seguiu aquests passos:
- Escriure un conjunt de preguntes d'entrevista. Què heu de saber per escriure un procediment detallat?
- Realitza les entrevistes i documenta els resultats.
- Creeu un diagrama de flux que mostri l'entrada al procés, els passos de treball i la sortida.
- Reviseu els diagrames de flux que hàgiu creat amb els propietaris del procés per obtenir-ne la precisió.
Escriure un esborrany manual
Trieu un format per al manual i assegureu-vos que la gestió coincideixi amb aquest format. Esbossar tot el manual. No voleu tornar a escriure el manual perquè no hi ha cap acord sobre el format o el contingut. Utilitzeu un lligant de 3 anells perquè els canvis i les actualitzacions es puguin fer fàcilment. Incloeu el següent per a cada procediment documentat:
- Títol
- Introducció
- Descripció general
- Data de revisió
- Propietari del procediment: utilitzeu títols apropiats i eviteu utilitzar noms personals
- Esquema de flux amb descripcions pas a pas
- Definicions
- Materials o programari utilitzats en el procediment
- Il·lustracions, taules, gràfics i gràfics, segons correspongui
Revisar i editar
Feu que el manual sigui revisat per l'equip directiu responsable, el propietari del procediment i el client del procediment. Si el client és extern a l'organització, assegureu-vos d'obtenir l'aprovació de la gestió abans de sol·licitar una revisió.
És possible que vulgueu que algú que no sigui l'autor passi per cada pas del procés per comprovar la seva precisió i la seva integritat. Si hi ha restriccions legals, assegureu-vos que la vostra organització legal interna revisi el manual per complir-lo.
Analitzar i corregir les deficiències que es troben durant el procés de revisió i escriure la versió final. Obteniu signatures d'aprovació definitiva al nivell adequat abans de publicar el document.
Designeu un únic propietari del manual que s'encarregui de documentar les actualitzacions.
