La tecnologia d'oficina moderna fa que la premissa de l'oficina sigui menys rellevant, ja que la cobertura d'accés a Internet millora i millora. L'entorn d'oficina modern és més sobre el que podeu fer enfront d'on ho feu. La nova tecnologia està canviant l'abast del que es considera una oficina. Les oficines inevitablement adopten tecnologies més noves que fan més feina amb menys persones i hi ha la pressió per mantenir una imatge moderna i professional, mantenint-se al corrent de les últimes tendències tecnològiques.
Estalvi de temps a través de l'eficiència i l'automatització
Amb tecnologia d'oficina moderna, els treballadors gasten menys temps en tasques rutinàries, que els allibera per a projectes addicionals. Els treballadors experts en informàtica exploren les pràctiques d'automatització d'ordinadors, reduint el temps dedicat a tasques freqüents i repetitives. Per exemple, els empleats estalvien temps formateando documents usant plantilles. Algú pot millorar de forma exponencial l'eficiència compartint una plantilla amb altres treballadors a través d'accés remot del servidor, emmagatzematge en el núvol i correu electrònic des de qualsevol lloc on hi hagi cobertura mòbil. Serveis com Google Drive, iCloud i Microsoft Azure són solucions pràctiques per organitzar i compartir plantilles freqüents, fulls de càlcul compartits i documentació relacionada amb el treball. L'intercanvi de núvol organitzat elimina la necessitat d'una persona intermediària de compartir dades.
La ubicació és irrellevant; Els estalvis es comparteixen
Els treballs que impliquen un treballador assegut en una terminal informàtica durant tot el dia normalment no necessiten ser realitzats en una ubicació específica. Les noves tecnologies de comunicació no només fan que treballar des de casa i la carretera siguin possibles, però sense problemes. Si feu la vostra feina a l'ordinador portàtil, podeu fer-ho des del vostre taulell d'oficina o la taula en una habitació d'hotel. Una mà d'obra remota contribueix a beneficis per a l'empresari i l'empleat. Segons Business Week, les empreses estalvien més de $ 8,000 l'any per a cada empleat de teletreball. Les oportunitats de telecomunicacions amplien el grup de candidats de l'empresa perquè la ubicació no és gran cosa. Els empleats de teletreball poden estalviar substancialment els costos de transport, estalvien temps cada dia per no desplaçar-se i tenir una vida familiar més fàcil.
Les opcions de comunicació segueixen creixent
Els fitxers de vídeo en línia amb píxels reduïts a la sala de conferències són una cosa del passat: les connexions d'Internet mòbil i de banda ampla són prou ràpides per gestionar els fluxos de vídeo simultànies sense adherir les persones a ubicacions físiques. Els serveis de videoconferència com Skype funcionen bé per celebrar reunions sense tenir participants al mateix edifici. Els mitjans socials són una via alternativa per a la comunicació amb els clients: una forta presència a les xarxes socials pot recórrer un llarg camí per reforçar la línia de fons. A més, la tecnologia com VoIP redueix els costos per desfer-se de la necessitat de telèfons fixos. Aferrar-se a la tecnologia antiga durant massa temps pot causar problemes. Per exemple, el servei d'ordenació d'aliments GrubHub va colpejar un cop d'ull amb els seus restaurants que encara rebien comandes en màquines de fax.
Redundància de dades pràctiques
Els incendis d'oficines, els terratrèmols i les falles del disc dur poden causar estralls en els registres d'una oficina. La redundància de dades a través de serveis en el núvol i l'emmagatzematge remot pot estalviar molts diners i diners. L'emmagatzematge de dades en un servidor remot també fa pràctic que els treballadors comparteixin quantitats massives d'informació independentment de la ubicació. Per exemple, els professionals mèdics poden utilitzar bases de dades massives d'història del pacient per estudiar malalties i desenvolupar nous tractaments. Les bases de dades de núvols i servidors també poden estalviar diners per negocis consolidant productes i serveis.
