Una agenda de reunions ben estructurada és una valuosa eina per assegurar que les reunions aconsegueixin els resultats desitjats dins del temps assignat. L'esquema de les activitats a realitzar, així com la llista de temes específics a tractar, han de tenir com a objectiu orientar els participants a través de la reunió. Per tant, una agenda té un paper important a l'hora de garantir que la reunió sigui productiva.
Comunicació avançada
Una agenda assegura que la informació pertinent sobre els temes que es tracti es transmeti als participants amb antelació. Com a resultat, donarà als participants temps suficient per fer les seves investigacions i consultes, ja que l'agenda conté una llista dels temes o temes a tractar. A més, els participants sabran si estan programats per parlar o fer presentacions. Tots els membres convidats a la reunió saben què esperar.
Objectiu de la reunió
Una agenda és important per mantenir els participants centrats en el tema. Això es deu a que conté una llista dels objectius de la reunió, així com els principals temes essencials per mantenir el debat centrat en la finalitat de la reunió. D'altra banda, es pot aconseguir informant als participants sobre les prioritats o considerant tots els problemes i projectes que afecten a cada participant.
Involucrar els membres
A més d'emfatitzar l'objectiu de la reunió, una breu visió verbal de l'agenda al començament de la reunió ajuda a fixar el ritme de la reunió. També dóna als participants una oportunitat per identificar un punt de vista sobre un problema, així com sobre on recaure quan la reunió s'apaga del tema. Com a resultat, els participants arriben a comprendre el flux de la reunió ia participar adequadament en les discussions.
Eina de gestió del temps
Una agenda proporciona un marc pas a pas per tenir una reunió eficaç i eficient. Ajuda a garantir l'ús efectiu del temps dels participants, especialment si l'agenda inclou un temps que es permetrà per a cada tema de l'ordre del dia. Seguint les assignacions de temps, els participants se centren en qüestions i problemes importants.
