Una HOA (associació de propietaris) és una entitat jurídica que té l'autoritat per fer complir les lleis pactes acordades pels propietaris a través d'un consell d'administració. La majoria de les HOA operen dins d'un entorn familiar o de condominis. Les unitats familiars de subdivisió poden crear un HOA quan es construeixi el desenvolupament. Hi ha dues opcions per gestionar una HOA: a través d'una empresa de gestió o a través dels propietaris. Si l'HOA és gestionat pels propietaris, certs articles i procediments que han de ser revisats i considerats en la gestió de l'HOA.
Elecció de la Junta
A mesura que els propietaris assumeixen les responsabilitats de gestionar un HOA, el primer ordre de negoci és crear un consell d'administració. Això s'aconsegueix amb una elecció per a les oficines de president, vicepresident, secretari i tresorer. Cada unitat de la HOA té un vot. Si un propietari no està present a les eleccions, pot enviar el seu vot per poder o per mitjà d'un altre membre de la unitat. Un cop elegits els oficials, s'ha de convocar una reunió per revisar les responsabilitats dels oficials i revisar els estatuts de la HOA. Els reglaments oficials es poden ajustar segons la nova estructura HOA amb el consentiment dels propietaris.
Revisió del Pacte
Un pacte de la HOA defineix els detalls de les responsabilitats de gestió o junta directiva del director que involucren al propietari de la casa en relació amb els temes relacionats amb temes de propietat interna i externa, la responsabilitat fiscal i assegurar que els propietaris compleixin les normes establertes i contingudes en els documents de govern de la HOA. Si no s'ha establert un pacte, el consell d'administració ha de treballar amb els propietaris per crear un pacte que sigui just, adequat i executiu. Una vegada establert el pacte, el consell d'administració es reserva el dret d'aplicar violacions que violin les regles del pacte.
Qüestions legals
A cada organització, fins i tot una HOA, hi ha assumptes legals que cal considerar, com avaluacions, incorporació i informes d'impostos. Quan un HOA és assumit pels propietaris d'habitatges, aquests elements són importants. L'HOA s'ha d'inscriure a la Secretaria d'Estat corresponent. Si la HOA està registrada, el consell d'administració ha de garantir que els informes estatals sobre les activitats de la HOA es presentin i estiguin actualitzats. Si l'HOA no està registrat a la secretaria d'Estat corresponent, el consell d'administració i els propietaris han de desenvolupar articles d'organització que indiquin el propòsit i les activitats de la HOA. Els informes de comptabilitat i informes fiscals són fonamentals per al funcionament d'un HOA. Si l'HOA té un sistema de comptabilitat, s'ha d'encarregar un auditor financer que examini els informes comptables i els documents fiscals per al compliment de les lleis federals i estatals.
Formació HOA
Un dels problemes dels propietaris que es fan càrrec d'una HOA és la falta de formació i temps. Molts propietaris no estan familiaritzats amb el procés organitzatiu o no tenen temps de participar a la HOA. Els membres elegits de la junta podrien no tenir l'experiència necessària per dur a terme reunions, extreure plans i no disposar de les habilitats necessàries per comunicar-se amb altres membres del Consell i propietaris. La capacitació de la HOA està disponible per als propietaris i membres de la junta directiva en diverses àrees de les activitats d'HOA que van des de la formació del membre de la junta fins a la creació d'una comunitat vibrant de l'HOA.
