Una carta d'indemnització clarament escrita indica a un empleat exactament on es troba amb la vostra empresa. En la carta, la indemnització no és només el salari de l'empleat. La indemnització significa tot el que l'empleat obté per treballar a la vostra empresa. Això inclou salari, avantatges, bonificacions i temps lliure. Tot i que un empleat poques vegades qüestiona la seva carta de compensació si obté més del que considera que val, si el contrari és cert, la carta servirà de prova del seu compromís.
Escriviu la data actual a la part superior de la lletra, espai únic i escriviu el nom i l'adreça del destinatari.
Insereix la salutació. Mantingui-ho formal. "Benvolgut senyor / senyor Smith:" és el format adequat.
Escriure una introducció, identificar la companyia, l'òrgan individual o de govern que aprova la compensació i el destinatari. Indiqueu el motiu pel qual s'està instituint o canviar la compensació (per exemple, "per al servei exemplar dels últims tres anys").
Detalli la compensació en punts de bala. Cada bala ha de ser un aspecte individual de la compensació. Per exemple, "El salari base serà de 75.000 dòlars l'any, que es pagarà en quotes quinzenals de més de 26 períodes de pagament", és una bala. "La vostra bonificació equival al 10 per cent de les vendes globals al final de l'any de calendari anterior".
Escriu la data en què la compensació entri en vigor.
Introduïu les condicions, les advertències o les restriccions de la indemnització. Feu que siguin clars i directes per eliminar qualsevol confusió.
Signa la lletra. Imprimiu el vostre nom i títol per sota de la signatura. Feu una còpia per al fitxer del destinatari i proporcioneu-li l'original.
