Com a gerent o supervisor, haureu de mantenir informats al vostre personal sobre les diferents polítiques i procediments establerts per a la vostra organització. No és habitual que les polítiques d'una organització canviïn de manera habitual, especialment si treballa en un entorn dinàmic o volàtil. Una manera de comunicar polítiques i procediments es troba en grup. Això us permet cobrir el material tot alhora i dóna a tothom l'oportunitat de fer preguntes.
Llegeix el material per obtenir una comprensió profunda. Abans de poder revisar polítiques i procediments amb el vostre personal, primer heu de llegir-lo diverses vegades. Ressalteu qualsevol informació que pugui necessitar una explicació més detallada. Continueu llegint el material fins que enteneu tot bé. Intenta anticipar algunes de les preguntes que el vostre personal pot fer.
Doneu al vostre personal una còpia del material o la informació que es cobrirà, un dia abans de la reunió. Això els dóna l'oportunitat de llegir el material i escriure qualsevol pregunta que pugui tenir. Si és possible, pregunteu al vostre personal que us donarà alguna pregunta el dia anterior a la reunió perquè pugueu tenir temps per investigar-los i proporcionar-vos al vostre personal la resposta correcta.
Celebreu una reunió amb el vostre personal. Reserva una sala de conferències i assegureu-vos que tots els assistents portin la còpia del material. Feu-vos lliuraments addicionals per si algú oblida els seus. Comença la sessió passant el material des del principi fins al final. Una vegada que hàgiu cobert el material, consulteu les preguntes que el vostre personal hagi pogut enviar prèviament. Després de respondre totes les preguntes enviades, pregunta si hi ha altres preguntes.
Repasseu la política i els procediments de forma individualitzada. De vegades, la informació és de naturalesa delicada i delicada i cal revisar-la amb cada membre del personal de forma individualitzada. Pot ser que aquesta organització no sigui possible o factible.
