Escriure lletres de rebuig d'ofertes són una part comuna, però no desitjada, d'executar un negoci. Una empresa que escriu una carta de rebuig de l'oferta informa a una altra empresa que no va acceptar l'oferta de la companyia. En escriure aquest tipus de lletra, tingueu en compte que el vostre missatge ha de ser cortès i directe. Hauria d'explicar els motius pels quals es va rebutjar l'oferta i també ha de comunicar que les ofertes futures d'aquesta empresa es consideraran amb molt de gust.
Prepara l'encapçalament de la lletra. Inclou la data, el nom de l'empresa, el nom de la persona de contacte i l'adreça de l'empresa l'oferta va ser rebutjada.
Adreça la carta de manera adequada i respectuosa. La carta s'haurà d'adreçar mitjançant la paraula "Benvolgut" i el nom del contacte s'ha d'enumerar a continuació.
Comenceu la carta agraint a l'empresa l'oferta. Una carta de rebuig d'ofertes hauria de ser educada i hauria de donar les gràcies expressament a l'empresa per oferir l'oferta. També pot incloure la data i la feina de la licitació.Si és aplicable, incloeu una frase que indica que ha quedat impressionada amb certs detalls de l'oferta i enumera quins són.
Rebutja l'oferta de la companyia. Afirmem amb claredat que l'oferta que va posar aquesta empresa no ha estat acceptada i que té una oferta d'una altra empresa.
Ofereix motius per al rebuig. Després d'indicar que l'oferta va ser rebutjada, dóna a l'empresa un motiu o dos pel que fa als detalls de per què es va prendre aquesta decisió. Pot ser degut a preus o productes de baixa qualitat, o perquè aquesta empresa en particular no està ben establerta. Això ofereix una oportunitat perquè l'empresa licitadora conegui el problema i tingui l'oportunitat de corregir-la en futures decisions empresarials.
Encoratja a l'empresa a fer una oferta de nou en el futur. Tanqueu la lletra deixant la porta oberta per a futures oportunitats. Això permet a l'empresa licitadora saber que les ofertes futures són benvingudes i que sempre hi ha la possibilitat que es consideri una oferta futura i possiblement sigui acceptada.
Signa la lletra. Utilitzeu la paraula "Atentament" al tancar la lletra i signar el vostre nom. Empleneu una targeta de presentació amb la carta, i també encoratja a l'empresa licitadora a continuar fent ofertes per a futurs projectes.
