No importa el difícil que intenteu evitar, es generaran barreres de comunicació entre empleats, gestors i clients. Un fracàs de la comunicació pot provocar retards innecessaris, frustracions i negocis potencialment perduts. La bona notícia és que hi ha maneres de superar les barreres de comunicació per mantenir el vostre negoci funcionant sense problemes.
Quines són les barreres de la comunicació en el negoci?
Les barreres de comunicació es poden trobar a tot arreu, des de dalt fins a la gestió mitjana i les relacions externes. Les avaries de comunicació es produeixen de forma organitzada, com ara quan els membres de l'equip estan aïllats o individualment, quan una persona interpreta o ignora malament el que diu un altre. Poden sorgir de moltes distraccions en el treball o no prou de claredat sobre un projecte. Alguns exemples de barreres comunes de comunicació que podeu veure al vostre negoci són:
- Distracció Si no esteu present en una conversa, és probable que provoqui una comunicació errònia. Ja sigui des de múltiples interrupcions, multitarea o sortint fins a la propera reunió, distreure's és una barrera a la comunicació que pot causar molts problemes. També és fàcil de remeiar si aprèn a centrar-se i estar present en aquest moment.
- Gestió deficient. Quan els empleats no els agraden els seus directius o no senten que poden parlar-los obertament, els canals de comunicació es tanquen ràpidament. Els administradors que no donen comentaris, no escolten problemes, no poden parlar obertament sobre negocis rellevants de l'empresa o no fan preguntes del seu personal per crear barreres a la comunicació que no necessiten.
- Falta de conversa. Per descomptat, la millor manera de comunicar-se és tenir una conversa. En aquests dies, però, és més probable que les persones enviïn missatges de text o correu electrònic quan tinguin un problema per discutir. Aquest tipus de converses unilaterals sovint provoquen malentesos i frustracions innecessàries i poden ser una pèrdua de temps. Un assumpte que es pot manejar en una conversa directa de 15 minuts, en lloc d'això, es converteix en un intercanvi d'expressions d'ansietat que no té resolució.
- Barreres físiques. Quan la gestió s'estableix en un pis diferent de l'edifici de la resta de la mà d'obra o dels equips de treball s'assignen a oficines separades, es creen barreres físiques que condueixen a una mala comunicació.
- Diferències de personalitat. És probable que tinguis diversos tipus de personalitats flotants al voltant del teu negoci. També hi ha moltes possibilitats que algunes d'aquestes personalitats no tinguin malles i tinguin estils de comunicació diferents, que generen malentesos, estereotips i silenci.
- Falta de claredat. Quan es tracta de grups d'interès, clients i personal, és important tenir polítiques clares de l'empresa. No fer-ho sovint crea confusió i frustració que porta a les persones a no voler fer negocis amb tu.
Si preneu algun temps per avaluar el vostre lloc de treball per saber com es comunica la gent, és probable que trobeu aquests i altres exemples comuns de barreres a la comunicació. Alguns es poden resoldre més ràpidament que d'altres, però tots requereixen una bona participació i bones comunicacions del vostre equip.
Exemples de barreres de comunicació
No totes les barreres a la comunicació són evidents. Pot semblar que estàs conversant i que és productiu, però no és fins més tard que t'adones que no s'ha aconseguit res. A continuació s'explica com una reunió d'equip amb un administrador pot estar plena de barreres de comunicació:
L'equip es reuneix a les 10:00 a.m. amb el gerent per passar un esdeveniment de networking proper. Els membres de l'equip arriben amb promptitud, però el gerent està tenint una conversa telefònica. Tothom es troba incòmode a la sala, sense saber quan acabarà la conversa i quan començarà la reunió.
Deu minuts més tard, el gerent centra la seva atenció en les persones de la sala i demana una agenda per a la reunió. Ningú no té un, així que algú lluita per escriure ràpidament un. Mentre ho fa, el gerent es distreu amb una altra trucada telefònica, que requereix que deixi l'oficina en 15 minuts per reunir-se amb algú fora del lloc. Això resulta en una reunió ràpida on la gent no fa moltes preguntes perquè volen cobrir tants materials com sigui possible en el temps limitat disponible.
Un cop finalitzada la reunió i tots tornen a les seves oficines, l'equip pot adonar-se d'algunes coses: no van cobrir alguns articles importants que calia debatre, es van sentir presos i ignorats pel director quan intentaven discutir el que feien cobrir i no estan més lluny en la seva planificació per a l'esdeveniment de networking proper que abans de la reunió. Les barreres a la comunicació van provocar una pèrdua de temps i una manca de productivitat per a tots els implicats.
Altres barreres a la comunicació són flagrants, com ara el membre de l'equip que continua perdent el vostre termini d'assignació sense donar-vos cap motiu o el gerent que sintonitza i reprodueix amb el telèfon cada cop que intenteu conversar. Pot ser una burocràcia organitzativa que impedeixi que les idees noves arribin a bon port o la manca de serveis socials entre treballadors de diferents nivells de l'empresa.
Problemes de comunicacions externes
Si es troba en un negoci que serveix als clients, les comunicacions externes són tan importants. Per exemple, si no anuncia clarament el temps de vigència dels preus de venda, potser acabi amb els clients irata insistint en què paguin només el preu de venda un mes després. Si proporcioneu informació sobre el servei al client al vostre lloc web, però no hi ha cap manera directa de contactar-vos amb el vostre departament d'atenció al client, podeu acabar amb reclamacions públiques en les vostres pàgines de les xarxes socials en comptes d'una reclamació que poguessin haver estat manejades de manera ràpida i privada.
No importa si les barreres a la comunicació són evidents o subtils, no fan res per ajudar a que un negoci tingui èxit. De fet, poden acabar causant molts més problemes del que anticipa.
Desavantatges de barreres de comunicació
Podeu pensar que no necessiteu passar temps treballant en la comunicació al vostre negoci, però hi ha moltes conseqüències per ignorar els problemes de comunicació. Les barreres a la comunicació condueixen a empleats frustrats i clients que no se senten sentidos. Quan això passa, el personal es torna menys motivat, donant lloc a una manca de productivitat, creativitat i innovació. La manca d'una comunicació eficaç amb clients i clients pot arribar fins i tot a perdre negocis.
Si els empleats no senten que el que diuen és important o tenen algun impacte, poden deixar de parlar per complet i no comunicar-se quan alguna cosa està malament o quan es perdrà una data límit. Això dóna lloc a ineficiències, errors i una cultura empresarial que fomenta l'aïllament en lloc del treball en equip.
Quan la gent no sent que tenen canals oberts per comunicar-se, molts es tanquen i només passen els moviments al seu lloc de treball. Probablement no sigui el que vulgueu passar a la vostra empresa, per la qual cosa cal prioritzar una bona comunicació entre el vostre personal i externament amb clients, proveïdors i clients.
Com superar les barreres de la comunicació
La millor manera de superar les barreres de comunicació és evitar-les, en primer lloc. Això es fa establint una política clarament definida per a la vostra empresa que fomenti la comunicació. Pot ser tan senzill com establir una reunió curta al matí per abordar problemes i projectes o una jerarquia més complexa que estableixi qui parlarà quan es produeixi un problema. D'aquesta manera, tothom sap que tenen l'oportunitat de ser escoltat.
Aquesta política de comunicació ha de ser escrita i revisada amb totes les noves contractacions, així com regularment revisada i actualitzada per reflectir la tecnologia actual i les pràctiques empresarials. Si és necessari, la formació en habilitats de comunicació i les vostres polítiques de comunicació específiques poden ser útils, especialment per a aquells que no són els millors comunicadors.
Fins i tot quan la gent sap que tenen una sortida per ser escoltada, encara és important que els empleats participin activament en la millora de la comunicació a tota la companyia. Animeu al vostre personal a:
- Parleu en persona. Quan sigui possible, teniu una conversa personalment. D'aquesta manera no hi ha confusió sobre el to o el significat. Si és així, es pot tractar immediatament, eliminant les frustracions i la mala comunicació. Encoratja al personal a recollir el telèfon i parlar si no es pot reunir personalment, especialment si el problema és complicat. Utilitzeu només el correu electrònic i el text quan sigui un últim recurs o per una pregunta ràpida.
- Limiteu les distraccions. Les converses requereixen tant parlar com escoltar. Assegureu-vos que realment estigueu escoltant si limita les interrupcions, posa el telèfon i se centra en el que diu l'altra persona. Això ajudarà a superar les barreres de comunicació i fer sentir i valorar a l'altra persona. Les distraccions han de limitar-se ja sigui en persona o per telèfon.
- Teniu una política de portes obertes. Fomenta una política de porta oberta perquè la gent sàpiga que poden parlar amb directius o altres equips en qualsevol moment que necessiti. Aquesta política s'ha d'estendre als grups d'interès i als clients, que haurien de sentir que poden arribar a una persona adequada a la vostra empresa sempre que tinguin un problema o preocupació.
- Crear oportunitats socials. La gent té més probabilitats de relacionar-se amb la gent que coneix. La creació d'oportunitats socials dins de la vostra empresa i esdeveniments de xarxes per a clients externs poden ajudar a la gent a conèixer-se i obrir les línies de comunicació. Una vegada que la gent s'ha conegut i ha tingut una conversa, és probable que se sentin més còmodes parlant en el futur.
- Fes-ho simple. Una altra barrera comuna a la comunicació està tractant de fer una bona impressió. Sigues tu mateix. Anar l'argot o vocabulari formal a canvi d'històries personals i un llenguatge clar i conciso. Ser amable, càlid i genuí. Si es tracta d'una relació professional, mantingui els límits mentre segueix sent sensible a la qüestió.
- Estigui afirmant. És important reconèixer les experiències d'altres persones i respondre en conseqüència. Vigileu el llenguatge corporal i les emocions, així com escoltar les paraules que s'intercanvien. Respecta la informació que rebeu i els sentiments que sorgeixin. Feu preguntes, sigui positiu i proporcioneu comentaris útils i de suport quan puguis.
- Tingueu en compte la cultura. Tingueu en compte les expressions, els gestos i les creences religioses i polítiques associades a diferents cultures a mesura que converses perquè el vostre missatge no es trobi mal interpretat. També és important comprovar totes les generalizacions i estereotips sobre grups culturals abans d'arribar a conclusions. Com la gent pensa, reacciona i veu el món pot variar molt per la cultura.
- Prioritzar. Centreu-vos només en la informació que voleu transmetre en lloc de fer un bolcat d'informació. Hi ha molta informació alhora que pot provocar que l'oient sigui aclaparat, donant lloc a una inacció. En presentar només la informació rellevant, es comunica més clarament el que és important i el que el receptor ha de fer.
- Corregeix el vostre llenguatge corporal. La comunicació no prové de paraules. També prové del cos. Com seure i moure quan conversa amb algú sovint diu molt més que les paraules mai. Fer un contacte visual i utilitzar gestos no verbals apropiats recorrerà un llarg camí. Eviteu mirar-vos molestat, estressat o distret per evitar que algú vulgui parlar amb vosaltres.
Amb algunes polítiques clarament definides, la formació i la pràctica, podeu evitar que les barreres de comunicació frenin la vostra empresa, la qual cosa augmentarà l'eficiència.
