Les empreses sovint munten equips per dur a terme una tasca o objectiu específics. El projecte es desenvolupa en diverses fases i es monitoritza el progrés de manera continuada. Els projectes es guien a través d'una sèrie de fases, des de la definició del projecte fins a l'avaluació de l'èxit del projecte. La fase de definició o iniciació comença el procés, amb els membres de l'equip identificats i amb un gestor de projecte seleccionat. Durant la fase de planificació, es defineixen els objectius i s'assignen les responsabilitats. La supervisió es produeix durant la fase d'execució, quan s'aconsegueix el treball del projecte. La fase final de l'avaluació arriba quan es completa el projecte i es realitza una avaluació per veure si es van assolir els objectius.
Informació de seguiment
A la fase d'execució quan s'estan realitzant les tasques reals del projecte, és vital monitorear la informació per fer un seguiment del que s'està realitzant. El director del projecte pot facilitar el projecte comunicant-se amb els membres de l'equip i amb els clients. Mitjançant un control pràctic, el líder de l'equip pot assegurar-se que els participants individuals es mantenen amb el pla original del projecte i es mantinguin centrats en objectius predeterminats. El director del projecte pren notes acurades per seguir tots els aspectes del projecte i solucionar els problemes que es presenten.
Seguiment del progrés
El gerent del projecte executa el seguiment de la gestió del temps per assegurar-se que es compleixin els terminis a mesura que avanci el projecte. Els fulls de temps s'utilitzen per supervisar el temps que els membres individuals de l'equip gasten en tasques dins del projecte. El líder de l'equip pot identificar i resoldre qualsevol problema de gestió del temps que sorgeixi.
Seguiment del pressupost
La gestió de costos l'executa el gestor de projectes per assegurar-se que el projecte entra al pressupost o sota el mateix. S'inclouen els costos dins del projecte i s'aproven les despeses abans de realitzar una compra. El gerent del projecte manté un registre central de tots els costos incorreguts pel projecte. A continuació, pot determinar si les despeses estan pressupostats adequadament, i si no, concedeix una aprovació especial per a les despeses necessàries.
Vigilància de la qualitat
Per controlar la qualitat de manera efectiva a mesura que avança el projecte, l'equip i el director del projecte han d'establir directrius de qualitat abans de la fase d'execució. Una vegada que el líder de l'equip sap com es mesura la qualitat, pot actuar per mesurar la qualitat de la producció de l'equip, identificar qualsevol problema de qualitat i realitzar millores necessàries.
