La gestió del projecte és una disciplina que implica la planificació, l'organització i el seguiment d'un projecte dins de les limitacions del temps, el pressupost i els recursos assignats per a això. Els projectes comencen definint un objectiu basat en una necessitat demostrada, i conclouen amb la demostració que la necessitat s'ha complert efectivament pel projecte i l'objectiu assolit. Per fer-ho, el projecte es guia a través de les etapes de definició, planificació, execució i lliurament.
Definició
La fase de definició és primer i de vegades es coneix com la fase d'iniciació. En aquesta fase, el cap de projecte es contracta o designa, i després selecciona un equip. Durant aquesta fase, la necessitat que ha de complir el projecte està acuradament definit. Es consulta les persones afectades pel problema, es discuteixen les necessitats i es debaten les solucions. La primera documentació del projecte també es genera durant aquesta fase. Normalment, això implica una justificació del cas d'empresa per al procés, una visió general del projecte i la definició de fites. Els fites són punts en què es mesura el projecte per assegurar-se que està en marxa.
Planificació
Durant la fase de planificació, els passos individuals del projecte es defineixen des del principi fins al final. Es defineixen objectius clau com objectius específics, beneficis empresarials i objectius del projecte; També es defineix la governança o l'estructura de gestió del projecte. L'estructura de gestió en aquest cas implica definir qui és responsable del que i qui informa a qui. Definir acuradament els passos del projecte, els resultats i l'estructura de gestió des del principi és important perquè la responsabilitat i la mesurabilitat es puguin mantenir durant tot el procés i els conflictes es puguin resoldre ràpidament.
Execució
La fase d'execució del projecte sol ser la fase més llarga de la gestió de projectes. Com el seu nom indica, és durant aquesta fase que es realitza el treball real del projecte. Mentre el treball està en curs, els administradors de projectes estan supervisant el progrés, la prova de treball finalitzat i els prototips i els problemes que es plantegen es resolen. A mesura que la fase d'execució es mou cap a la finalització, els grups afectats pel projecte estan informats i involucrats en el projecte per assegurar que es compleixin els objectius, respondre qualsevol pregunta que sorgeixi i produeixi la documentació necessària, com ara els manuals.
Avaluació i tancament
La fase final del cicle de vida de la gestió del projecte es coneix com la fase d'avaluació o tancament. És durant aquesta fase que el projecte final es presenta i analitza per determinar si va ser o no un èxit. Aquesta és també la fase d'aprenentatge. Es realitza un informe sobre el projecte global en benefici de futurs projectes. Els problemes que es plantegen es discuteixen juntament amb les lliçons apreses i possibles maneres de millorar les coses la propera vegada. Un informe final i un avís de tancament del projecte normalment s'envien a la direcció en aquest moment.
