Les empreses modernes poden segmentar missatges per orientar-se a grups petits de clients o enviar missatges instantanis a persones grans i disperses. No obstant això, aquestes oportunitats no han fet que les comunicacions empresarials siguin menys difícils que abans. Mentre que les organitzacions ràpidament aprenen les conseqüències de no comunicar-se amb eficàcia als clients i als agents externs, les comunicacions internes ineficaços poden ser més difícils de detectar fins que sigui massa tard.
Problemes de preferència
Els empleats poden trobar dificultats per conciliar les seves preferències de comunicació amb les dels seus companys de feina. Un treballador major pot preferir comunicar-se per telèfon, per exemple, mentre que el seu col·lega més jove es basa en les comunicacions electròniques. Si el treballador més jove respon a un missatge de correu de veu mitjançant un missatge de correu electrònic en comptes de tornar la trucada, el treballador major pot sentir-se desconsestit, El millor és utilitzar el mètode que preferiu la vostra contrapart. Si el vostre contacte a la xarxa sempre respon ràpidament als vostres correus electrònics, però triga molt a tornar a trucar, enviar les vostres preguntes electrònicament és la solució més eficient.
Comunicar notícies dolentes
Dir-li al seu cap que acaba de perdre un compte clau no és fàcil per a la majoria. Tampoc és fàcil retransmetre les notícies a un venedor de més temps que està canviant el seu negoci al seu competidor. Robert Bies, professor de la McDonough School of Business de Georgetown, assenyala que això sovint fa que la gent retardi dient a l'altra part sobre les males notícies.
Al contrari, Bies suggereix una estratègia de comunicació multiplicada per superar aquests reptes. Prepara els grups d'interès per a les males notícies. Repartiu les novetats de manera ràpida i honesta, a continuació, mitigueu-les amb possibles solucions i amb qualsevol indici d'argent. Podríeu dir, per exemple, que teniu diversos clients potencials en ment per reemplaçar l'empresa perduda que requeriria menys desplaçaments per a la vostra força de vendes
Consells
-
Alguns empleats poden sentir-se incòmodes comunicant-se francament amb els seus caps degut a la seva posició dins de l'empresa o als seus antecedents. Les dones, en particular, poden lluitar amb això, segons l'experta en lingüística Deborah Tannen.
Massa - o no prou
Quanta informació per difondre als empleats i els interessats externs és un repte constant per als directius. Les notícies espantoses, com una reorganització, poden provocar reaccions fortes si aparentment surt del blau. Alertar individus en reunions individuals o més petites pot permetre a un líder saber qui probablement s'oposo a les notícies i quines són les seves raons.
D'altra banda, un gerent també pot Proporciona massa informació si la conclusió del missatge és vaga o no. Anuncia aquests acomiadaments pot venir en un futur proper, per exemple, condueix a l'ansietat i pot provocar que els empleats clau tractin de fer altres treballs. També pot reduir la productivitat de l'oficina si els empleats passen el temps xafardejant i treballant en els seus currículums.
Les comunicacions informals poden demostrar costos
A diferència del xat de treball, les comunicacions electròniques deixen un registre escrit del que va passar. Un correu electrònic ràpid pot recaptar una conversa i proporcionar una confirmació valuosa en cas que hi hagi preguntes més endavant. Malgrat això, manteniment de registres de trànsit de correu electrònic, programari de xat i altres converses informals de llocs de treball electrònics pot ser un mal de cap per a aquells en IT - per no parlar de l'equip legal. Les converses aparentment fortes poden resultar rendibles. El Departament de Justícia dels EUA, per exemple, va utilitzar comentaris de la sala de xat per ajudar a fer el cas de manipulació de divises contra bancs importants com UBS, Citigroup i J.P. Morgan Chase.
Gestió de projectes
Un informe de 2013 de l'Institut de Gestió de Projectes va descobrir que, per cada mil milions de dòlars gastats en projectes, 75 milions de dòlars només corren riscos com a resultat de comunicacions ineficaces. Es pot produir un buit quan no tots els grups d'interès tenen la mateixa comprensió dels beneficis del projecte o quan l'idioma utilitzat per lliurar missatges no està clar. PMI us ho suggereix adaptar les seves comunicacions per satisfer les necessitats de cada grup d'interès. Una proposta de projecte per redissenyar un lloc web, per exemple, podria centrar-se en els beneficis d'alt nivell quan es troba amb els líders de l'empresa sènior. Utilitzarà un llenguatge més tècnic i dades específiques quan es presentin a les persones que hauran de realitzar el treball.
