La gestió del contracte és la pràctica d'assegurar-se que els paràmetres d'un contracte siguin seguits d'acord amb les pautes descrites en el mateix contracte. Per això, s'ha de respectar la gestió contínua del cicle de vida del contracte per garantir que el contracte es compleixi en el context adequat. El tipus de contracte que es gestiona, des dels contractes de treball fins als contractes de construcció, es pot gestionar correctament seguint la mateixa metodologia.
Llegeix el contracte en la seva totalitat. Destaqueu els punts clau de dades, inclosos els terminis i dates de venciment. Marqueu aquestes dates crítiques en un calendari o una altra aplicació de programació per assegurar que els temps de finalització orientats s'entenen i es controlen. Destaca les àrees clau del contracte que enumeren les obligacions laborals i les responsabilitats contractuals generals del personal clau nomenat en el contracte. Per exemple, un nou contracte de construcció d'edificis designaria un capatàs com a punt de contacte i responsable per garantir que tots els treballs de subcontractació es completin a temps.
Programeu la reunió d'actualització i les cites amb molta antelació a la data de venciment que s'indica en els paràmetres del contracte. Assegureu-vos de tenir reunions presencials o telefòniques amb persones responsables per actualitzar-vos sobre el progrés general del contracte. Utilitzeu les reunions provisionals com a forma d'avaluar el progrés general del contracte i abordar els problemes i preocupacions que es plantegin.
Mantingui notes molt detallades sobre qui es va parlar, quan i on per a totes les parts implicades en la realització del contracte. Consulteu amb aquestes parts de manera regular i rutinària. Envieu correus electrònics o telèfon una vegada per setmana per assegurar-vos que les coses funcionen d'acord amb el calendari descrit en el context del contracte final.
Feu que tots els administradors i subcontractistes involucrats en el contracte us enviïn llistes d'actualitzacions detallades setmanalment. Realitzeu les actualitzacions enviades per correu electrònic, fax o correu tradicional per mantenir un rastre en paper de tot el progrés del contracte. Manteniu tota la correspondència en un lloc segur i de fàcil accés.
Mantenir una llista exacta i contínuament actualitzada dels materials utilitzats, els materials que es requereixen, els horaris d'enviament i recepció, els horaris de treball del contracte, les hores laborals per a la realització del contracte i totes les altres dades que afecten el pressupost del contracte. Revisar, avaluar i avaluar el pressupost del contracte cada quatre o sis setmanes per buscar maneres de retallar els costos i augmentar la productivitat.
Realitzeu reunions addicionals per discutir el contracte quan sorgeixin problemes o es posen a la vostra disposició problemes. No espereu que les preocupacions es converteixin en problemes importants, intentin evitar problemes més grans a partir de la solució de solucions en el procés.
Consells
-
Manteniu tota la informació del contracte en un fitxer centralitzat.
Avís
No ometeu els paràmetres contractuals ni incompleixi un contracte de cap manera.
