Un informe de despeses és un informe presentat a un client o empresari que detalla les despeses que un empleat o contractista ha pagat mentre realitzava una tasca per al client o l'empresari. Els propietaris de negocis també mantenen informes de despeses amb finalitats fiscals.
Funció
Un informe de despeses documenta els costos de dur a terme una determinada activitat, que es transmet a la persona, organització o empresa en nom del qual es realitzava l'activitat. Normalment, un informe de despeses només especifica les despeses que el preparador vulgui reemborsar per incórrer. Els rebuts i els registres normalment es proporcionen en suport d'un informe de despeses per verificar que les despeses realment s'han produït.
Ús
Sovint s'utilitza un informe de despeses per reemborsar els contractistes i els empleats assegurant que han complert amb una política de despeses interns, així com amb les normes del servei de renda interna sobre la deductabilitat de les despeses empresarials. Els informes de despeses també es conserven per provar al IRS que es van produir determinades despeses en el transcurs del negoci.
Les despeses més habituals per als quals es reemborsen els empleats són despeses de viatge, menjar i entreteniment.
Les despeses de viatge
La tarifa aèria, el quilometratge en un vehicle personal, els peatges, les tarifes de lloguer de cotxes, les habitacions d'hotel, els menjars menjats a la carretera, els consells que es paguen als treballadors de l'hotel i les despeses d'aparcament de l'aeroport són exemples de les despeses que molts clients o empresaris reemborsaran si un informe de despeses documenta les despeses es proporcionen.
Despeses d'àpats i espectacles
Fer un client potencial per dinar o celebrar una promoció en un bar amb un company són exemples de despeses d'àpats i d'entreteniment que un client o empresari pot reemborsar quan es proporciona un informe de despeses. Abans de reemborsar-lo, l'empresari o el client pot requerir rebuts que aconsellin els documents i altres càrrecs per serveis.
Comptes de despeses de la targeta de crèdit
Moltes organitzacions i corporacions requereixen que els empleats paguin despeses empresarials amb una targeta de crèdit emesa a nom de l'empleat. L'empleat sol ser personalment responsable del pagament de la factura.
L'organització o la corporació obtindrà una còpia de la factura i reemborsarà les despeses reflectides en aquesta factura de la targeta de crèdit només quan es proporcionin documents de suport, com ara rebuts, registres i justificació comercial, en forma d'informe de despeses.
Avís
És important entendre la política de despeses o les expectatives del client / empresari abans d'incórrer en despeses per a les quals s'espera un reemborsament. Molt poques coses poden agreujar un client-contractista o relació laboral més ràpidament que un desacord sobre els diners.
Sovint és una bona idea conservar una còpia dels rebuts enviats amb un informe de despeses, en cas que es requereixi una presentació duplicada.
