Un consell d'administració, com qualsevol grup de treball, necessita temps i informació per absorbir i considerar una nova idea. Ja sigui que sigui cap departament, voluntari, consultor o membre del tauler, s'apliquen algunes directrius bàsiques quan es presenta una nova idea. Donar una presentació concisa, anticipar possibles preguntes, proporcionar informació suficient per permetre la presa de decisions i respondre ràpidament a les inquietuds pot marcar la diferència entre l'acceptació i el rebuig de la vostra proposta.
Organitzeu la informació el més breu possible. Això vol dir oferir una ressenya o full de resum a la part superior dels vostres materials, que permet als membres de la junta captar la nova idea i l'empenta de la vostra presentació en una única lectura breu. El Pla de negoci de l'esquema que es mostra a Planware.org ofereix els encapçalaments de temes principals que poden constituir el full de resum (veure Recursos). Personalitzeu-los per il·lustrar la vostra idea i el pla d'atac proposats. Personalitzeu l'esquema complet per ajustar-vos als detalls del vostre enfocament. Amb un resum d'una pàgina i un esbós de dues pàgines, heu proporcionat als membres del tauler una visió completa del problema, la vostra recerca i les vostres solucions suggerides. Els materials que segueixen poden ampliar-se sobre temes en l'ordre del vostre resum. Això permet als lectors comprendre la idea completa en una breu lectura i també ajudarà a organitzar la vostra presentació per adaptar-se al temps assignat pel tauler. Si es dóna uns minuts, reviseu el resum; amb un temps més llarg, reviseu el contorn. Amb molt de temps, esteu preparat per tractar detalladament els problemes específics. Això demostra tant la vostra capacitat de treballar de manera cooperativa com el vostre respecte per altres negocis que el tauler necessita per dur a terme.
Presentar idees en diverses formes. L'entrenador de parlar en públic, Patricia Fripp, observa que algunes persones recorden el que senten, però la majoria de les persones recorden el que veuen. Si la vostra idea implica la reassignació de recursos, el personal addicional o la millora de la quota de mercat, considereu presentar breument aquesta informació amb gràfics, gràfics i diagrames. Programari com Microsoft PowerPoint o la varietat de programes gràfics que figuren en Pure-Mac us permeten presentar informació gràfica en forma polit (consulteu Recursos). Proporcioneu suport d'impressió per a gràfics, de manera que els membres del tauler puguin revisar gràfics i gràfics més endavant.
Anticipar i respondre preguntes lògiques en els materials de presentació. Proporcioneu estimacions de costos, mostra programes de formació o altres dades per donar suport a l'èxit projectat de la vostra idea. En aquesta àrea, anticipar preguntes és molt diferent de defensar la teva idea d'atac. Eviteu estratègies defensives com comentar que molta gent pensa que la idea no funcionarà o classificarà les qüestions lògiques com a objeccions.
Respondre a preguntes imprevistes amb promptitud. Agraint al qüestionant la seva visió i admetent que no teniu totes les dades o detalls en aquesta àrea, pot acompanyar-se d'una promesa de tenir respostes dins d'una setmana o un altre període de temps lògic. Seguiu i compliu el termini. Informeu a tots els membres del consell de les respostes, no només al qüestionari. Això demostra la seva capacitat de resposta a les inquietuds i al seu desig de comunicar-se de manera eficient.
Prepareu-vos per respondre amb flexibilitat als suggeriments. Identifica àrees on la teva idea pot ser fàcilment modificada i àrees on això serà difícil.Això li dóna un pas endavant en la resposta a les objeccions o inquietuds.
Proporcioneu la informació de suport suficient per permetre la presa de decisions. Sobretot amb noves idees, els membres del tauler volen revisar la informació al seu propi ritme abans de comprometre's. Aquest procés de revisió pot generar preguntes o dubtes addicionals. Els materials necessiten oferir una expressió completa de la vostra idea sense ser tan aclaparadora que impedeixen el procés de presa de decisions. Per exemple, els lectors necessiten les tres estimacions de costos que vau obtenir, juntament amb els noms de les empreses dels possibles conductors d'enquestes; però, en aquest moment, no estan disposats a travessar un ampli espectre de preguntes que les enquestes poden contenir o la vostra correspondència detallada amb cada conductor. Un breu paràgraf sobre el seu èxit i marc de temps és adequat; una història detallada de cada empresa obeeix a una decisió bàsica sobre si realitzar una enquesta o no.
Acabeu la vostra presentació agraint a la junta el temps que consideri la vostra idea, independentment de la seva resposta inicial. Amb sort, tornareu amb més idees i us alegraré de cordial benvinguda.
